Plan de Mejoramiento Vigencia 2012 - Corte a 30/06/2014
Plan de Mejoramiento Vigencia 2012 - Vigente
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Plan de Mejoramiento Vigencia 2011
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Plan de Mejoramiento Vigencia 2010
Nombre: Formato 1 - Plan mejoramiento Vigencia 2010 - DEFINITIVO.pdf
0.43Mb 05/12/2017
Formato 1 - Plan mejoramiento Vigencia 2010 - DEFINITIVO.pdf
Plan de mejoramiento Vigencia 2009
FORMATO No 1 INFORMACI?N SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Informe presentado a la Contralor?a General de la Rep?blica Entidad: SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Representante Legal: LUIS FELIPE MURGUEITIO SICARD NIT: 800217123-2 Per?dodos fiscales que cubre: 2009 Modalidad de Auditor?a: REGULAR Fecha de Suscripci?n:
05 de enero de 2011
Numero consecutivo del hallazgo
C?digo hallazgo
Descripci?n hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Acci?n de mejoramiento
Objetivo
Descripci?n de las Metas
Denominaci?n de la Unidad de medida de la Metas
Cantidad de Medida de la Meta
Fecha iniciaci?n Metas
Fecha terminaci?n Metas
Plazo en semanas de la Meta
Area Responsable
RECURSOS FISICOS Y FINANCIERO Se evidenci? que la entidad para la vigencia 2009, no cont? con los respectivos manuales de pol?ticas y procedimientos para las ?reas de tesorer?a, presupuesto, contabilidad, y la caja menor, pues lo que obra es un diagrama de flujo de documentos, inobservando lo establecido en el numeral 3.2. Manuales de pol?ticas contables, procedimientos y funciones, de la Resoluci?n 357 de 2008, que dice: "Deben documentarse las pol?ticas y dem?s pr?cticas contables que se han implementado en el ente p?blico y que est?n en procura de lograr una informaci?n confiable, relevante y comprensible (...)Tambi?n deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes p?blicos, as? como la correspondiente asignaci?n de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan Directamente (..) Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el prop?sito de informar adecuadamente a sus usuarios directos."Lo anterior denota debilidades en el control interno de la entidad conforme lo establecen los literales a) y b) del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993 y genera riesgos en la confiabilidad y relevancia de la informaci?n financiera.
10 (2009)
1901001
Contar con un Manual de Procedimientos de Financiera ajustado al SIIF II aprobado por el Comit? Modelo de Por debilidades en el sistema en Elaborar el manual de genera riesgos en la Operaci?n en donde se control interno en el cumplimiento de Generar confiabilidad en el manejo politicas y procedimientos del confiabilidad y relevancia de plasme el detalle de las Manual aprobado la normatividad de obligatorio de la informaci?n financiera proceso de Recursos F?sicos y la informaci?n financiera politicas y procedimientos del cumplimiento. Financieros. proceso de Recursos F?sicos y Financieros, que servira como base para dar cumplimiento al sistema de control interno.
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
15 (2009)
2201001
El manejo de la informaci?n presupuestal, se encuentra expuesta a un alto riesgo de manipulaci?n, confiabilidad, oportunidad y registro, toda vez que sus registros se elaboran manualmente en una hoja de Excel y el cargue de la informaci?n, se hace mediante archivo plano, al SIIF, lo anterior debido a debilidades en el sistema de control interno, conforme lo establece el literal e) del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993.
que la informacion se debido a debilidades en el sistema encuentre expuesta a un alto de control interno, conforme lo riesgo de manipulaci?n, establece el literal e) del art?culo confiabilidad, oportunidad y segundo de la Ley 87 de 1993. registro
Ajustar el procedimiento de presupuesto de acuerdo a los Procedimiento parametros establecidos en el ajustado SIIF II, de tal manera que el Realizar el cargue de la Generar confiabilidad y oportunidad cargue se realice directamente aprobado informaci?n directamente en el en el registro de la informaci?n en dicho aplicativo. SIIF II. financiera de la Supervigilancia
y
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
Aplicar el procedimiento de presupuesto en concordancia SIIF II aplicado. con el SIIF II,
12
3-ene-11
31-dic-11
51,71
Recursos F?sicos y Financieros
16 (2009)
1801003
La cuenta 140139 Licencias por $106.6 millones, presenta incertidumbre, al cierre de la vigencia 2009, ya que seg?n visita practicada al departamento financiero y al ?rea de cobro coactivo, no se encontr? documento soporte del registro contable realizado en diciembre de 2008, situaci?n que se genera por la falta de control interno contable, y al cumplimiento de lo establecido en el numeral 3.7 Soportes documentales "La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable p?blica deben estar respaldadas en documentos id?neos, de tal manera que la informaci?n registrada sea susceptible de verificaci?n y comprobaci?n exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podr?n registrarse contablemente los hechos econ?micos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados ", 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 1 y 5, No.3.8 Conciliaciones de Informaci?n de la Resoluci?n 357 de julio de 2008, proferida por la Contadur?a General de la Naci?n. Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma. La cuenta 9135 Reservas Presupuestales presenta sobreestimaci?n en $121,29 millones, afectando en igual medida la cuenta 9915 Acreedoras de Control por Contra, ya que se evidenci? que se registraron doble vez las reservas constituidas al cierre de la vigencia 2009, situaci?n que se presenta por las debilidades en el control interno contable y presupuestal, e inobservancia de los numerales 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n , actividad 3 Registro y Ajustes, numeral 3 "registros por valores superiores o inferiores al que corresponde ". de la Resoluci?n 357 de 2008, Lo anterior denota debilidades en el control interno contable y genera riesgo en la confiabilidad de la informaci?n financiera.
situaci?n que se genera por la falta de control interno contable, y al cumplimiento de lo establecido en el numeral 3.7 Soportes documentales "La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable p?blica deben estar respaldadas en documentos id?neos, de tal manera que la informaci?n registrada sea susceptible de verificaci?n y comprobaci?n exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podr?n registrarse contablemente los hechos econ?micos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados", 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 1 y 5, No.3.8 Conciliaciones de Informaci?n de la Resoluci?n 357 de julio de 2008, proferida por la Contadur?a General de la Naci?n.
Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma.
Ajustar el procedimiento contable, definiendo puntos de Procedimiento control a trav?s de la ajustado elaboraci?n de notas contables aprobado con sus respectivos soportes
y
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
21 (2009)
1801002
Presenta sobreestimaci?n en $121,29 millones, afectando en igual medida la cuenta 9915 Acreedoras de Control por Contra, ya que se evidenci? que se registraron doble vez las reservas constituidas al cierre de la vigencia 2009,
Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 3 Registro y Ajustes, numeral 3 "registros por valores superiores o inferiores al que corresponde"
Efectuar seguimiento trimestral Informes a la aplicaci?n del trimestrales procedimiento contable. seguimiento
de
4
3-ene-11
31-dic-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
Aplicar el procedimiento Garantizar que la informaci?n contable aprobado e financiera sea veraz, oportuna y implementado por la entidad confiable.
22 (2009)
1905001
Se analizaron las conciliaciones bancarias para los meses de enero y febrero de 2009, en donde se evidencian diferencias en la elaboraci?n de las mismas, ya que los saldos de los libros auxiliares de bancos del SIIF para esos meses no corresponden a los reportados en las conciliaciones tal como se muestra en la tabla siguiente, evidenci?ndose diferencias para el mes de febrero de -$386.6 millones con respecto al saldo total de extractos, y para el mes de enero -$397.8 millones con respecto al saldo total de extractos. De igual forma se evidenci? que para el mes de marzo no se realizaron conciliaciones bancarias.Por lo anterior las conciliaciones bancarias no se realizaron de forma regular, faltando a los principios de contabilidad generalmente aceptadas, en especial a la objetividad, verificabilidad, relevancia, oportunidad, universalidad y racionalidad entre otros e inobservado lo establecido en los numerales 2.1.2.2 An?lisis, Interpretaci?n y Comunicaci?n de la Informaci?n, 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 1 y 5, 3.7 Soportes Documentales, 3.8 Conciliaciones de Informaci?n y 3.13 de la Resoluci?n 357 de julio de 2008, generando riesgo en la consistencia y confiabilidad de la informaci?n financiera, toda vez que se presentaron informes financieros con las debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
Aplicar el procedimiento Garantizar que la informaci?n contable aprobado e financiera sea veraz, oportuna y implementado por la entidad confiable.
Por debilidades en el sistema en control interno en el cumplimiento de la normatividad de obligatorio cumplimiento.
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad de la informaci?n financiera, toda vez que se presentaron informes financieros con las debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
Verificaci?n de la aplicaci?n del Informe trimestral procedimiento contable y de verificaci?n ejecuci?n de puntos de control.
4
3-ene-11
31-dic-11
25,43
Oficina Control Interno
26 (2009)
1903005
Se evidenci? que la entidad incumple el principio de causaci?n ya que para el mes de febrero de 2009, se efectu? compras de t?s por $1.494 millones y ventas de t?s por $1.712 millones, registrados contablemente en marzo 31 de 2009, de igual forma para el mes de abril se realizaron compras de t?s por $1.181 millones y ventas por $1.220 millones, que se registraron hasta el mes de mayo de 2009. Incumpliendo lo establecido en los numerales 2.1.2.2 An?lisis, Interpretaci?n y Comunicaci?n de la Informaci?n, 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 1 y 5, No.3.7 Soportes Documentales, No.3.8 Conciliaciones de Informaci?n de la Resoluci?n 357 de julio de 2008. Adem?s de incumplimiento de los principios de contabilidad p?blica en lo referente a la causaci?n "Los hechos financieros, econ?micos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan."
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad Por debilidades en el sistema en de la informaci?n financiera, control interno en el cumplimiento de toda vez que se presentaron la normatividad de obligatorio informes financieros con las cumplimiento. debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
20 (2009)
1801003
23 (2009)
1901001
La cuenta 5111 gastos generales se encuentra sobreestimada en $2.4 millones, al cierre de la vigencia 2009, ya que se evidencio que se registraron gastos de caja menor sin documento soporte valido, para los rubros de otras comunicaciones y trasporte por valor de $1.1 millones y el rubro gastos judiciales por valor $1.3 millones, su registro se hizo con el recibo de caja menor sin legalizar, Por lo anterior se evidencia incumplimiento del numeral 2 del art?culo 14 de la Resoluci?n No. 01 del 02 de enero de 2009, proferida por la Direcci?n General del Presupuesto Nacional establece que para la legalizaci?n de las cajas menores se requiere "que los documentos presentados sean originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificaci?n del nombre o raz?n social, el numero de documento de identidad o Nit, objeto y cuant?a" y el numeral 9 del art?culo 9 ib?dem establece que no se pueden pagar gastos sin los respectivos soportes como facturas, recibos de registradora o elaboraci?n de planillas de con la Contadur?a General de la Naci?n. Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma.del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993 y genera riesgos en la confiabilidad y relevancia de la informaci?n financiera.Contrato N? 090 del 3 de octubre de 2008, Una vez analizada y verificada la orden de pago No. 723, del 25 de noviembre de 2009 y registrada en contabilidad el 31 de diciembre de 2009, por $12.1 millones, se evidencio:? Los recibos provisionales de caja menor no se encuentran previamente numerados, como medida de control interno.? No hay requerimiento escrito del ?rea que solicita la compra de los bienes o de los servicios requeridos y pagados en la totalidad del reembolso.? El gasto de otras comunicaciones y trasporte no cuenta con planillas de control ni se observa solicitud de aprobaci?n del superior respectivo para realizar el gasto.? No se evidencia certificaci?n del almac?n donde conste que los bienes o elementos de consumo adquiridos por caja menor, no tiene existencia f?sica en el mismo, para poder haber efectuado las compras.
establece que no se pueden pagar gastos sin los respectivos soportes como facturas, recibos de registradora o elaboraci?n de planillas de control.
Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma.
Ajustar el procedimiento existente en la entidad de caja menor de acuerdo con el procedimiento establecido en la Circular 007 del 17 de Enero de Procedimiento 2011 expedida por la ajustado Administraci?n del SIIF II y la Resoluci?n 001 de Enero 3 de 2011 del Ministerio de Hacienda, estableciendo puntos de control.
de
1
1-abr-11
30-jun-11
12,86
Recursos F?sicos y Financieros - Planeaci?n
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad Por debilidades en el sistema en de la informaci?n financiera, control interno en el cumplimiento de toda vez que se presentaron la normatividad de obligatorio informes financieros con las cumplimiento. debilidades descritas a la Contadur?a General de la Modificar el procedimiento de Naci?n Generar confiabilidad y oportunidad caja menor estableciendo en el registro de la informaci?n puntos de control y verificar la financiera de la Supervigilancia aplicaci?n del mismo.
24 (2009)
1902001
Se evidenci? falta de cumplimiento del ?ltimo par?grafo del art?culo 14 de la Resoluci?n No. 01 del 02 de enero de 2009, proferida por la Direcci?n General del presupuesto Nacional, la cual establece que antes del 29 de diciembre se deben legalizar definitivamente las cajas menores y reintegrar el sobrante respectivo, no obstante se estableci? que el reintegro se realiz? el 29 de diciembre, situaci?n que origin? un saldo en caja por $38 mil, por debilidades en el sistema de control interno y adem?s incumplimiento del numeral 3.16 "Cierre Contable" de la Resoluci?n No. 357 de 2008, Lo cual genera riesgo en el cumplimiento de las normas que garantizan la adecuada informaci?n financiera
Por debilidades en el sistema en control interno en el cumplimiento de la normatividad de obligatorio cumplimiento.
Lo cual genera riesgo en el cumplimiento de las normas que garantizan la adecuada informaci?n financiera
La persona responsable del manejo de la caja menor, debe presentar informes mensuales a la oficina de recursos f?sicos y financieros, soportadando los gastos realizados con las respectivas facturas y ?rdenes de compra suscritas por el ordenador del gasto. Como punto de control se debe Informe mensual verificar que cada solicitud de de verificaci?n compra est? autorizada por el ordenador del gasto y que se encuentre registrada con el soporte de la factura de compra, para que el ?rea contable registre oportuna y confiablemente en los estados financieros los gastos generados.
10
1-mar-11
31-dic-11
43,57
Recursos F?sicos y Financieros responsable caja menor
25 (2009)
1902001
Seg?n acta de visita efectuada el 13 de Octubre de 2010, en la Oficina Jur?dica de la entidad, no se realiz? arqueo a los fondos de efectivo de la caja menor, por $8 millones, por cuanto no se encontr? responsable de la misma, ya que la titular se encontraba en vacaciones, como consta en el acta suscrita con el Jefe de la Oficina Jur?dica, inobservado lo estipulado en la Resoluci?n 001 de cajas menores expedida por el Ministerio de Hacienda en el par?grafo del art?culo 10 , que dice "cuando el Responsable de la caja menor se encuentra en vacaciones, licencias o comisi?n, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podr? mediante resoluci?n encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma..". Lo anterior genera incertidumbre sobre los fondos asignados a la misma y deficiencias en el control interno de la entidad
Por debilidades en el sistema en control interno en el cumplimiento de la normatividad de obligatorio cumplimiento.
genera incertidumbre sobre los fondos asignados a la misma y deficiencias en el control interno de la entidad
Verificaci?n a la aplicaci?n del procedimeinto de caja menor Acta de arqueo de por parte de la Oficina de Caja Menor. control Interno a trav?s arqueos.
6
1-mar-11
31-dic-11
43,57
Oficina de Control Interno.
18 (2009)
1602100
La cuenta 191001 Materiales y Suministros por $69,76 millones, al cierre de la vigencia 2009, presenta sobrestimaci?n en $8.3 millones, afectando la cuenta 5811 Gastos Generales por el mismo valor, ya que una vez realizada toma f?sica de inventarios a la bodega de almac?n, se evidenci? que existen t?ners para impresoras vencidos en los a?os 2006, 2007 y 2008. Lo anterior se presenta por la falta de aplicaci?n de lo previsto en la Resoluci?n 357 de julio de 2008 en relaci?n con los numerales 2.1.2.2 An?lisis, Interpretaci?n y Comunicaci?n de la Informaci?n 3.1 Depuraci?n contable permanente y sostenibilidad , 3.2 Manuales de Pol?ticas Contables, Procedimientos y Funciones y 3.8 Conciliaciones de Informaci?n as? como el R?gimen de Contabilidad P?blica.
Lo anterior se presenta por la falta de aplicaci?n de lo previsto en la Resoluci?n 357 de julio de 2008 en relaci?n con los numerales 2.1.2.2 An?lisis, Interpretaci?n y Comunicaci?n de la Informaci?n 3.1 Depuraci?n contable permanente y sostenibilidad, 3.2 Manuales de Pol?ticas Contables, Procedimientos y Funciones y 3.8 Conciliaciones de Informaci?n as? como el R?gimen de Contabilidad P?bl
Ajustar el procedimiento 3200008 de baja de bienes, en el sentido de implementar la baja Procedimiento de elementos de consumo yo ajustado devolutivos. Definir puntos de control. Depurar el inventario de elementos de consumo y o devolutivos que se encuentren Contar con un procedimiento Generar mayor cofiabilidad de la en desuso, obsoletos, mal de baja de bienes ajustado informaci?n de los inventarios y por estado yo para dar de baja. que garantice la actualizaci?n ende de los estados financieros permanente de los inventarios. Efectuar seguimiento a la aplicaci?n del procedimiento de baja de elementos de consumo yo devolutivos
1
1-abr-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma.
Inventario mensual depurado
6
1-jul-11
31-dic-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros - Almac?n
Informes mensuales seguimiento
de
6
1-jul-11
31-dic-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
Monitoreo del cumplimiento del procedimiento de baja de Informe final elementos de consumo yo auditor?a devolutivos a trav?s de auditor?a de Control Interno
de
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1-jul-11
31-dic-11
25,43
Oficina de Control Interno
19 (2009)
1804004
La cuenta 1685 Depreciaci?n Acumulada por $977,01 millones presenta incertidumbre al cierre de la vigencia 2009, afectando de igual manera la cuenta 327003 Depreciaci?n de Propiedades Planta y Equipo, ya que se evidenci? y se verific? que la base de datos en Excel para el c?lculo de la misma y de los elementos que aparecen depreci?ndose y totalmente depreciados no cuenta con la fecha de adquisici?n de los bienes ni el n?mero de placa de los mismos, lo cual genera que no haya certeza sobre el valor del c?lculoLo anterior se presenta por las debilidades en el control interno y el m?nimo control sobre el registro que lleva el almac?n sobre estos elementos. Inobservando el numeral 3.15 de la Resoluci?n 357 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable de la Contadur?a General de la Naci?n, expresa que "Con independencia de la forma que utilicen las entidades p?blicas para procesar la informaci?n, sea esta manual o automatizada, el dise?o del sistema implementado deber? garantizar eficiencia, eficacia y econom?a en el procesamiento y generaci?n de la informaci?n financiera, econ?mica, social y ambiental."
Lo anterior se presenta por las debilidades en el control interno y el m?nimo control sobre el registro que lleva el almac?n sobre estos elementos. Inobservando el numeral 3.15 de la Resoluci?n 357 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable de la Contadur?a General lo cual genera que no haya de la Naci?n, expresa que "Con certeza sobre el valor del independencia de la forma que c?lculo utilicen las entidades p?blicas para procesar la informaci?n, sea esta manual o automatizada, el dise?o del sistema implementado deber? garantizar eficiencia, eficacia y econom?a en el procesamiento y generaci?n de la informaci?n financiera, econ?mica, social y ambiental."
Contar con una herramienta que permita consolidar toda la informaci?n que ingresa y egresa del almacen, permitiendo una informaci?n actualizada de los registros hist?ricos de los elementos, Generar mayor cofiabilidad de la con n?mero de placa, serial, informaci?n de los inventarios y por Ajustar los procedimientos del Procedimientos fecha de ingreso y egreso. As? ende de los estados financieros Almac?n y definir puntos de ajustados mismo que produzca los control. informes de inventario general, inventario personalizado, ficha de kardex, s?bana o informe para Contabiliad.
La Oficina de Sistemas de la entidad, complementar? la herramienta existente y requerida, habida cuenta de que el Ministerio de Hacienda y la Aplicativo Administraci?n del SIIF II no complementado autorizan la adquisici?n de aplicativo para inventarios, por cuanto este m?dulo se debe desarrollar en el SIIF II durante el 2011
1
1-abr-11
30-jun-11
12,86
Oficina Inform?tica y de Sistemas
4
1-abr-11
30-jun-11
12,86
Recursos F?sicos y Financieros - Planeaci?n
27 (2009)
1903005
Se observ? que el almac?n de la Superintendencia maneja la informaci?n de inventario de bienes devolutivos en servicio y de los elementos de la bodega en una hoja de Excel, a pesar de contar con un aplicativo desarrollado por la entidad, el cual se utiliza parcialmente ya que solo se elaboran comprobantes de ingreso y egreso en el mismo, pero la consolidaci?n de la informaci?n se realiza manualmente en hoja de Excel. Evidenci?ndose que no se tiene un consolidado hist?rico de dichos elementos, as? como tampoco se estipula el n?mero de placa de los elementos en servicio, ni la informaci?n se consolida por ?reas. Adem?s el manejo, custodia, recepci?n y registro los mismos lo hace la misma funcionaria Se estableci? que en la base de datos de servicios de vigilancia a 31 de diciembre de 2009, existen registradas 2.011 licencias de servicios vigentes, es decir presuntos sujetos pasivos con la obligaci?n de contribuir, los cuales deb?an registrar su informaci?n financiera en la p?gina web y pagar la cuota de contribuci?n, seg?n la Resoluci?n n?mero 1693 de marzo de 2009 emanada de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada una vez verificada la base de datos enviada por la oficina de sistemas a contabilidad, se determin? que esta envi? la base de datos de los sujetos pasivos que cumplieron con lo estipulado en la resoluci?n antes citada e ingresaron a la p?gina web y se registraron, los cuales ascendieron a 1.377, y no la base consolidada, por lo anterior se concluye que existen registrados 634 sujetos pasivos que presuntamente no efectuaron el pago de la cuota de contribuci?n respectiva.
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad Por debilidades en el sistema en de la informaci?n financiera, control interno en el cumplimiento de toda vez que se presentaron la normatividad de obligatorio informes financieros con las cumplimiento. debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
permitiendo una informaci?n actualizada de los registros hist?ricos de los elementos, Generar mayor cofiabilidad de la con n?mero de placa, serial, informaci?n de los inventarios y por fecha de ingreso y egreso. As? ende de los estados financieros mismo que produzca los informes de inventario general, inventario personalizado, ficha de Verificaci?n mensual de la kardex, s?bana o informe para aplicaci?n y cumplimiento de los Contabiliad. procedimientos, con el fin de Informes mantener actualizada la Mensuales informaci?n de los inventarios y en general toda la que produzca el Almacen.
6
1-jul-11
31-dic-11
26,14
Recursos F?sicos y Financieros,
Monitoreo del cumplimiento de los procedimientos de ?lmac?n Informe atrav?s de Auditor?a de Control auditor?a Interno.
de
1
1-jul-11
31-dic-11
26,14
Oficina Control Interno
28 (2009)
1905001
Por debilidades en el sistema en control interno en el cumplimiento de la normatividad de obligatorio cumplimiento.
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad de la informaci?n financiera, toda vez que se presentaron informes financieros con las debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
Modificar los puntos de control del procedimiento de Recaudo y Modificar el procedimiento de manejo de la cuota de Procedimiento cuota de contribuci?n, en Prevenir inconsistencia en el contribuci?n, de tal manera que ajustado relaci?n con los sujetos registro de la informaci?n financiera. se garantice confiabilidad en la aprobado pasivos de contribuci?n. informaci?n de los sujetos pasivos de la contribuci?n.
y
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3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
14 (2009)
1404004
Contrato 035, revisada la documentaci?n soporte de la ejecuci?n del contrato como relaci?n de vales y planillas con los consumos de cada uno de los veh?culos, se evidenciaron consumos altos de combustible, que superan los promedios diarios se?alados en los estudios de conveniencia y oportunidad y afectan la austeridad del gasto p?blico, situaci?n que evidencia debilidades en el control y seguimiento, ya que adolece de otros mecanismos t?cnicos, diferentes al sistema de valeras, como el seguimiento kilometraje entre cada tanqueada y al mantenimiento del parque automotor, conforme lo estable el literal a) del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993, lo que genera afectaci?n a la racionalizaci?n del gasto contrariando los objetivos misionales de la entidad.
situaci?n que evidencia debilidades en el control y seguimiento, ya que adolece de otros mecanismos t?cnicos, diferentes al sistema de valeras, como el seguimiento kilometraje entre cada tanqueada y al mantenimiento del parque automot
Modificar el procedimiento de ABASTECIMIENTO COMBUSTIBLES Y lo que genera afectaci?n a MANTENIMIENTO la racionalizaci?n del gasto PREVENTIVO A VEHICULOS contrariando los objetivos DE LA ENTIDAD y hacer misionales seguimiento al consumo de combustible de los veh?culos de la Entidad.
Ajustar el procedimiento de ABASTECIMIENTO COMBUSTIBLES Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO A VEHICULOS procedimeinto DE LA ENTIDAD, estableciendo ajustado puntos de control que aprobado determinen kilometraje Verificar el adecuado consumo del recorrido, cosumo realizado y de galones de combustible de los veh?culos con el numero fin de racionalizar los recursos de la combustible suministrado. Entidad. Seguimiento al cumplimiento del procedimiento de ABASTECIMIENTO Informes COMBUSTIBLES Y mensuales MANTENIMIENTO PREVENTIVO A VEHICULOS DE LA ENTIDAD.
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3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
12
3-ene-11
31-dic-11
51,71
Recursos F?sicos y Financieros
4 (2008)
1701001
Registro Valorizaci?n Inversiones. La entidad durante la vigencia 2008, registr? mensualmente en su contabilidad el valor total de la valorizaci?n suministrada por tesorer?a a trav?s del acta del Comit? de Inversiones, generando que durante el a?o 2008 se sobrevaloraran los T?tulos de tesorer?a - TES y la utilidad por valorizaci?n en $986,33 millones, y que este monto fuera ajustado a 31 de diciembre mediante registro contable - lote 334, comprobante 1 registro 2, sin contar con nota contable que aclare o argumente el motivo del ajuste. Lo anterior, genera un incumplimiento a lo establecido en el R?gimen de Contabilidad P?blica para el registro de la valorizaci?n que se debe efectuar mensualmente, mediante la diferencia que se presente entre el valor calculado (mes actual) y el valor de la inversi?n registrado (en el periodo inmediatamente anterior) Numeral 6 t?tulo II cap?tulo I Res. 356 de 2007 sobre Proceso contable para el reconocimiento de inversiones. Notas Estados Contables Se presentan inconsistencias en la informaci?n mostrada en las notas a los Estados Financieros, a saber: * La cuenta de Inversiones de Tesorer?a en el plan de cuentas se encuentra codificada con el numero 12.03, y las notas las presentan con la cuenta 14.01, al igual que no expone la metodolog?a aplicada para la actualizaci?n de las inversiones. * Los valores registrados en las notas contables en la cuenta 14.01 Deudores Ingresos no tributarios, no son claros y no permiten identificar los montos que sumen el valor total registrado en el balance. * Las cifras presentadas de forma discriminada en la cuenta 16.35 de Bienes muebles en bodega, no coincide con la sumatoria establecida en el Balance General, para la misma cuenta. * Las cifras establecidas en las cuentas de orden Deudoras y Acreedoras por litigios y demandas (Nota 12), no es coincidente en los valores generales con el detalle y no permite desde este documento, identificar la sumatoria de los mismos para ser cruzados con el Balance General.
Incumplimiento a lo establecido en el R?gimen de Contabilidad P?blica para el registro de la valorizaci?n que se debe efectuar mensualmente, mediante la diferencia que se presente entre el valor calculado (mes actual) y el valor de la inversi?n registrado (en el periodo inmediatamente anterior) Numeral 6 t?tulo II cap?tulo I Res. 356 de 2007 sobre Proceso contable para el reconocimiento de inversiones.
Revisar y ajustar el procedimiento de Contabilidad Procedimiento incluyendo puntos de control Contable ajustado para garantizar la razonabilidad y aprobado de los estados financieros.
1
1-may-10
30-may-10
4,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
15 (2008)
1801001
Lo anterior afecta el principio de revelaci?n de la contabilidad p?blica, ya que se requiere que la informaci?n contenida en los estados contables, sirva una adecuada Sobrevaloraci?n de los T?tulos de para tesorer?a - TES donde fue necesario interpretaci?n de la realidad reajustar a 31 de diciembre mediante de la entidad registro contable - lote 334, comprobante 1 registro 2, sin contar con nota contable que aclare o argumente el motivo del ajuste. Inconsistencias en la informaci?n mostrada en las notas a los Estados Financieros, espec?ficamente en las cuentas de inversi?n, valores en las cuentas, y cifras reportadas
Dar cumplimiento al procedimiento existente, cruzando la informaci?n reportada por tesorer?a frente al Registro Contable e incluir en el procedimiento una actividad que permita efectuar la respectiva nota con sus soportes, en caso de presentarse ajustes a los estados financieros.
16 (2008)
1701008
Deficiencias en la clasificaci?n y depuraci?n de los ingresos pendientes por clasificar los cuales Se observa falta de oportunidad en la clasificaci?n y evidenciaron de lo demoras en su Incumplimiento depuraci?n de los ingresos pendientes por clasificar, realizaci?n. establecido en el numeral los cuales, a 31 de diciembre del 2008, ascendieron a 108 sobre oportunidad en $142,69 millones existiendo a esa fecha, ingresos por Debilidades en el establecimiento de las caracter?sticas de la depurar de enero, abril, junio, julio y septiembre en los procedimientos contables o informaci?n contable adelante, incumpliendo lo establecido en el numeral administrativos relacionados con la establecidas en el R?gimen 108 sobre oportunidad en las caracter?sticas de la administraci?n de soportes contables de Contabilidad P?blica y la informaci?n contable establecidas en el R?gimen de y del flujo de informaci?n contable, en Res. 119 de 2006. Contabilidad P?blica y la Res. 119 de 2006. el archivo de contabilidad de la Superintendencia para la vigencia 2008. Depuraci?n de Ingresos
Ajustar el procedimiento incluyendo puntos de control Garantizar el cumplimiento y para evitar el incumplimiento autocontrol de la aplicabilidad de las de las normas vigentes normas contables para la presentaci?n de informes y notas a Implementar puntos de control los estados financieros. sobre el procedimiento existente y verificar si es un Darle soluci?n a los problemas error externo para ser internos y traslado a los encargados Realizar autocontrol sobre la notificado al administrador de de resolver las falencias externas ejecuci?n y cumplimiento del Acta el SIIF. que nos acarreen inconsistencias procedimiento. en los estados financieros. Verificar el procedimiento ajust?ndolo a los principios de Ajustar los procedimientos para dar Contabilidad P?blica cumplimiento a las normas del establecidos en el R?gimen de r?gimen de contabilidad P?blica en Contabilidad P?blica Res.354 lo referente a los soportes b?sicos de 2007, Res. 119 de 2006 y para el registro contable de los el art.2 de la ley 87 de 1993. movimientos del ente econ?mico
Socializaci?n y capacitaci?n del procedimiento de contabilidad a Cumplir con lo establecido en el las ?reas responsables de las R?gimen de Contabilidad P?blica actividades. para el registro de la valorizaci?n que se debe efectuar mensualmente, mediante la diferencia que se presente entre el valor calculado (mes actual) y el valor de la inversi?n registrado (en el periodo inmediatamente anterior) Numeral 6 t?tulo II cap?tulo I Res. 356 de 2007 sobre Proceso contable para el reconocimiento de inversiones.
Acta y Taller socializaci?n con ?reas involucradas en los procesos
1
1-jun-10
15-jun-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
1
1-jul-10
15-jul-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
administraci?n de soportes contables y del flujo de informaci?n contable, en el archivo de contabilidad de la Superintendencia para la vigencia 2008.
ajust?ndolo a los principios de Contabilidad P?blica establecidos en el R?gimen de Contabilidad P?blica Res.354 de 2007, Res. 119 de 2006 y el art.2 de la ley 87 de 1993.
Ajustar los procedimientos para dar cumplimiento a las normas del r?gimen de contabilidad P?blica en lo referente a los soportes b?sicos para el registro contable de los movimientos del ente econ?mico
Soportes Contables Por debilidades en el establecimiento de los procedimientos contables o administrativos relacionados con la administraci?n de soportes contables y del flujo de informaci?n contable, en el archivo de contabilidad de la Superintendencia para la vigencia 2008, no hay soportes contables que sustenten los registros efectuados para la valoraci?n de Inversiones, cuota de contribuci?n y Procesos Judiciales, al igual que sus ajustes contables, ni reposan archivos f?sicos ni magn?ticos de las bases de datos que fueron utilizadas para elaborar dichos registros, por cuanto, para la revisi?n de los procedimientos, fue necesario solicitar la informaci?n en las Oficinas de Tesorer?a, Cartera, Jur?dica y de Talento Humano. De igual manera, los reportes relacionados en el archivo no van firmados por el responsable de los mismos como el caso de los reportes de Talento Humano ? Prestaciones Sociales, multas y contribuciones o el reporte de quien los origina y no se elaboran notas contables para la aclaraci?n de la informaci?n que se est? registrando, situaci?n que no permite verificar y conocer el detalle del registro que se est? efectuando. As? mismo, la informaci?n contable no se encuentra adecuadamente archivada y no se observaron actas de entrega del archivo contable por los cambios de personal, inobservando los numerales 102 sobre las
17 (2008)
1801003
Dificultades en la realizaci?n de los registros para la valoraci?n de las inversiones, cuotas de contribuci?n y procesos judiciales que no observa el seguimiento requerido seg?n los numerales 102 sobre las caracter?sticas de la informaci?n contable en especial la verificabilidad y comprensibilidad de la informaci?n, y el Manual de procedimientos establecidos en el R?gimen de Contabilidad P?blica Res.354 de 2007, Res. 119 de 2006 y el art.2 de la ley 87 de 1993.
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento.
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
Presentaci?n de Informes Debido a la inexistencia de un acto administrativo por medio del cual el Superintendente delegara las facultades para suscribir la presentaci?n de informes al Ministerio de Hacienda, Por deficiencias de control interno, los informes mensuales del mes de diciembre y el ?ltimo trimestre del a?o 2008, correspondientes al informe de saldos y el promedio diario mensual para la determinaci?n de la inversi?n forzosa, al igual que la informaci?n trimestral del portafolio de inversiones, que deben ser remitidas al Ministerio de Hacienda, fueron firmados por el Secretario General, no por el ordenador del gasto y Representante Legal como lo establece la norma, sin mediar un acto administrativo que delegara estas facultades, inobservando lo establecido en los art?culos 10 y 58 del Decreto 152508. Inexistencia de un acto administrativo por medio del cual el Superintendente delegara las facultades para suscribir la presentaci?n de informes al Ministerio de Hacienda Inobservancia lo establecido en los art?culos 10 y 58 del Decreto 152508, lo que evidencia la incompetencia del secretario general para enviar esta informaci?n.
Ajustar el procedimiento y la resoluci?n de delegaci?n al Secretario General para firmar y validar el reporte de inversiones al Min. De Hacienda
Procedimiento de Presupuesto ajustado y aprobado con puntos de control definidos
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
5 (2008)
1903005
Expedir Acto Administrativo por medio del cual el Superintendente delegar? al Darle cumplimiento a lo establecido Socializar el procedimiento de Secretario General las en los art?culos 10 y 58 del Decreto reporte de Inversiones en Taller socializaci?n facultades para suscribir la 152508 Tesorer?a. presentaci?n de informes al Ministerio de Hacienda
1
15-feb-10
30-mar-10
6,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar autocontrol sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento.
1
5-abr-10
31-may-10
8,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
35 (2008)
1802100
Constituci?n Reservas Presupuestales Por ausencia de procedimientos internos para la solicitud, constituci?n, registro y control de las reservas presupuestales, se observ? que estas no fueron justificadas al cierre de la vigencia 2008 de acuerdo a los par?metros establecidos por el organismo regulador.
Revisar y ajustar el procedimiento de Presupuesto partiendo del hecho de que existe la necesidad de incluir una actividad que contenga la constituci?n de las reservas presupuestales conforme al manual financiero del Ministerio de Defensa. Ausencia de procedimientos internos para la solicitud, constituci?n, registro y control de las reservas presupuestales
Procedimiento Presupuesto ajustado aprobado
de y 1 15-feb-10 30-mar-10 6,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Las reservas presupuestales Ajustar procedimiento no fueron justificadas al Dar cumplimiento a los par?metros Socializar el procedimiento de conforme al manual financiero cierre de la vigencia 2008 de financieros emitidos para tal fin Presupuesto entre los del Ministerio de Defensa Taller socializaci?n acuerdo a los par?metros. funcionarios responsables de las actividades. Realizar el monitoreo sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento. Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento
1
5-abr-10
31-may-10
8,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
1
1-jun-10
15-jun-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso) Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
6 (2008)
1701010
Liquidaci?n Contribuci?n La cuenta de Deudores por ingresos no tributarios al igual que la cuenta de ingresos fiscales por contribuciones, est?n subestimadas en $627,73 millones, por cuanto esta diferencia corresponde a los recursos que por norma los contribuyentes deb?an cancelar de acuerdo al an?lisis y resultado generado del contrato 6908, frente a lo reportado en la autoliquidaci?n y efectivamente pagado, situaci?n presentada por falta de controles por parte de la entidad, de la informaci?n que reporta el contribuyente, afectando la razonabilidad de los estados financieros al igual que la base para la liquidaci?n de los intereses por mora, incumpliendo lo establecido en los arts.2 y 3 ley 87 de 1993 y art. 2 Res.357 de 2008 sobre procedimientos para la implementaci?n de controles al proceso contable. Seguimiento Vigilados a Informaci?n Financiera de los
Se evidenci? que las cuentas de deudores por ingresos no tributarios estaban subestimadas debido a la falta de controles por parte de la entidad
Se afecta la razonabilidad de los estados financieros al igual que la base para la liquidaci?n de los intereses por mora, incumpliendo lo establecido en los arts.2 y 3 Ley 87 de 1993 y art. 2 Res.357 de 2008 sobre procedimientos para la implementaci?n de controles al proceso contable.
7 (2008)
1903007
No hay certidumbre frente a la informaci?n registrada por parte de los contribuyentes en las autoliquidaciones, por cuanto, la entidad no cuenta con un mecanismo de control dentro del procedimiento para el recaudo y manejo de la cuota de contribuci?n, para verificar y hacer seguimiento a los documentos soportes de los informes y Estados Financieros de las entidades vigiladas, frente a la informaci?n registrada por el contribuyente en las autoliquidaciones, al igual que esta informaci?n financiera de los sujetos pasivos no reposa en los expedientes de cada uno de los vigilados, lo cual no permite determinar que las bases gravables o el tipo de servicio para la asignaci?n de las tarifas reportadas en la autoliquidaci?n sean correctos, inobservando lo estipulado en los arts. 2 y 3 de la ley 87 de 1993, arts. 5, 6 y 9 del Decreto. 1989 de 2008 y art.2 Res. 357 de 2008.
Revisar y ajustar el procedimiento de Recaudo y Procedimiento control de cuota de ajustado contribuci?n, definiendo los aprobado puntos de control a las actividades del mismo Inobservancia de lo estipulado en los arts. 2 y 3 de la ley 87 de 1993, arts. 5, Ausencia de mecanismos que 6 y 9 del Decreto. 1989 de permitan verificar y hacer 2008 y art.2 Res. 357 de seguimiento a las autoliquidaciones 2008. Lo anterior no permite realizadas por los contribuyentes. determinar la base gravable o el tipo de servicio para la asignaci?n de las tarifas.
y
1
15-feb-10
30-abr-10
25,43
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Definir los puntos de control por parte de la entidad al procedimiento Recaudo y control cuota de contribuci?n.
Garantizar confiabilidad en la informaci?n contenidas en las autoliquidaciones realizadas por los contribuyentes
Procedimiento de Contribuci?n El procedimiento de Recaudo y manejo de la cuota de contribuci?n, aprobado el 26 de noviembre de 2008, establece que los delegados para la operaci?n deben remitir la informaci?n avalada a la oficina de sistemas en relaci?n con los servicios que deben contribuir, sin embargo, no se evidencian actualizaciones por parte de la Delegada de Operaciones para alimentar la base de datos elaborada por sistemas y utilizada en el proceso contable para el registro de los ingresos y cartera por contribuci?n, al igual de no contar con controles suficientes que permitan garantizar la calidad de la informaci?n reportada, lo cual no permite a la entidad establecer los contribuyentes reales obligados al pago de esta contribuci?n, al igual que permite su manipulaci?n, generando riesgo de p?rdida o modificaci?n en los datos y cifras relacionadas, desatendiendo el art.2 de la ley 87 de 1993. M?dulo de Autoliquidaci?n en la WEB El m?dulo de autoliquidaci?n implementado en la p?gina web para el registro de la informaci?n financiera y liquidaci?n de la contribuci?n por parte de los sujetos pasivos, permite que sea el contribuyente quien diligencie de forma manual el tipo de servicio que le aplica, generando esta situaci?n riesgos en la calidad de la informaci?n, por cuanto de ello depende la base y la tarifa que ser? aplicada, de acuerdo a los literales a y f del art. 2 de la Ley 87 de 1993. Reglamentaci?n Contribuci?n Documentos Financieros Que algunas entidades env?an sus estado financieros y gastos de personal de forma anual, trimestral o no los env?e, lo que conlleva a que no se haga control de las bases para la liquidaci?n de la contribuci?n por parte de la entidad, incumpliendo lo establecido en los art?culos 5 y 9 del Dcto, 1989 de 2008 Definir los puntos de control por parte de la entidad al procedimiento Recaudo y control cuota de contribuci?n. Imposibilidad de la entidad para establecer los contribuyentes reales obligados al pago de esta contribuci?n, al igual que permite su manipulaci?n, generando riesgo de p?rdida o modificaci?n en los datos y cifras relacionadas, desatendiendo el art.2 de la ley 87 de 1993. Garantizar confiabilidad en la informaci?n contenidas en las autoliquidaciones realizadas por los contribuyentes
8 (2008)
1904001
Ausencia de actualizaciones por parte de la Delegada de Operaciones para alimentar la base de datos elaborada por sistemas y utilizada en el proceso contable para el registro de los ingresos y cartera por contribuci?n, al igual de no contar con controles suficientes que permitan garantizar la calidad de la informaci?n reportada
Socializar el procedimiento de Recaudo y control de cuota de Taller socializaci?n contribuci?n.
1
30-abr-10
31-may-10
4,43
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
9 (2008)
1905001
Posibilidad de los contribuyentes de diligenciar de forma aut?noma el registro de la informaci?n financiera y liquidaci?n de la contribuci?n por parte de los sujetos pasivos
Se genera una situaci?n de riesgo en la calidad de la informaci?n, por cuanto de lo vaciado por el contribuyente depende la base y la tarifa que ser? aplicada, de acuerdo a los literales a y f del art. 2 de la Ley 87 de 1993.
Realizar el monitoreo sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento.
1
1-jun-10
15-ago-10
10,71
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
10 (2008)
1903007
La entidad no tiene establecido dentro de sus procedimientos qu? tipo de documentos financieros deben remitir los vigilados a la Superintendencia, al igual que su periodicidad, con el fin de establecer la veracidad de la informaci?n registrada en el aplicativo de autoliquidaciones en la web, situaci?n que genera que algunas entidades env?en sus Estados Financieros y gastos de personal de forma anual, trimestral o no los env?en y conlleva a que no se haga control de las bases para la liquidaci?n de la contribuci?n por parte de la entidad, incumpliendo lo establecido en los arts. 5 y 9 del Dcto. 1989 de 2008. Registro C?digos CUBS La Superintendencia, no registr? en el SIIF los c?digos CUBS (cat?logo ?nico de bienes y servicios) de los contratos, en cumplimiento de la cadena presupuestal, ni de la ejecuci?n de estos, lo que impide que por el sistema oficial se pueda verificar si los recursos para los cuales se solicitan disponibilidad son utilizados en las clases de bienes y servicios para los cuales se otorgaron, tal como lo disponen el art. 7 del Decreto 178 de 2003, la circular externa 06 del 24 de Febrero de 2006 emitida por la administraci?n del SIIF del Ministerio de Hacienda y Cr?dito P?blico sobre la utilizaci?n de los CUBS en el SIIF Naci?n y lo previsto en el numeral 4 procedimiento 1 del Manual de pol?ticas y procedimientos financieros del Sector Defensa.
Ausencia de procedimientos que permitan establecer la veracidad de la informaci?n registrada en el aplicativo de autoliquidaci?n de la Web.
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
34 (2008)
1902001
La Superintendencia, no registr? en el SIIF los c?digos CUBS (cat?logo ?nico de bienes y servicios) de los contratos, en cumplimiento de la cadena presupuestal, ni de la ejecuci?n de estos
Impide que por el sistema oficial se pueda verificar si los recursos para los cuales se solicitan disponibilidad son utilizados en las clases de bienes y servicios para los cuales se otorgaron
Cuando se realice solicitud de CDP, los funcionarios deben Solicitud adicionar el respectivo c?digo c?digo CUBS Registrar en el SIIF los Verificar si los recursos para los CUBS c?digos CUBS de los cuales se solicita disponibilidad son contratos, en cumplimiento de utilizados en las clases de bienes y la cadena presupuestal. servicios para los cuales se otorgan
con
1
15-ene-10
30-jun-10
23,71
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
En el CDP se incluir? el c?digo Expedici?n CDP CUBS con c?digo CUBS
1
15-ene-10
30-jun-10
23,71
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Manejo Presupuestal En el Contrato N? 002 de 2008 por un valor de $15.4 millones, y cuyo objeto consist?a en el arrendamiento de un parqueadero para la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad, se pact? en su Cl?usula Decimotercera que: "...para atender el valor del presente contrato, tanto en los c?nones como en los servicios p?blicos, el ARRENDATARIO, cuenta con las respectivas disponibilidades presupuestales con cargo al rubro de Arrendamientos, Certificados de Disponibilidad Presupuestal N? 5 y 6 de 2008...". No obstante, se evidenci? que posteriormente se hizo necesaria una modificaci?n al mismo por cuanto se comprometi? m?s del 50% de los aportes provenientes de la naci?n, quedando la entidad con una fuerte restricci?n de recursos para atender los gastos generales que demandaba para el momento. Esto gener? el cambio de la cl?usula referente a la apropiaci?n presupuestal incluyendo el CDP N? 11 que corresponde a recursos propios y que evidencia deficiencias en la planificaci?n presupuestal de la entidad frente a las necesidades de la misma, debiendo de antemano saber no solo los recursos con que cuenta en el momento, sino tambi?n si los restantes son suficientes para cubrir las necesidades de la Entidad. Esto contraviene el principio de responsabilidad establecido en la Ley 80 de 1993 en su art?culo 26 en cuanto a que los servidores p?blicos est?n obligados a buscar los fines de la contrataci?n estatal, que en este caso implica el buen manejo en la planeaci?n del gasto de los recursos.
26 (2008)
1402002
Modificaci?n de los rubros presupuestales entre los recursos propios y los provenientes de la naci?n, as? como tambi?n de los recursos de inversi?n con que cuenta la entidad.
Restricciones de los recursos para atender los gastos generales que se demandaban para el momento, y denotan tambi?n deficiencias en cuanto al Una vez establecido el plan de No desfinanciar los recursos manejo de los recursos de compras dar seguimiento al Propios de la entidad, hoy en d?a no Seguimiento Mensual al PAC inversi?n al momento de PAC manejamos recursos Naci?n establecer los recursos con que cuenta la entidad, lo que va en contrav?a del principio de econom?a establecido en el art?culo 25 de la Ley 80 de 1993.
PAC Mensual
12
15-ene-10
30-dic-10
49,86
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
12 (2007) REGULAR
1903006
Aplicativo para el manejo de inventarios. Con base en la informaci?n suministrada por el funcionario a cargo de los inventarios, se determin? que no existe un aplicativo para el manejo de los mismos, de igual forma la ausencia del aplicativo redunda en que el control de la depreciaci?n y provisi?n se adelante por el departamento contable en forma manual en esta ?rea solo se tiene una persona con la responsabilidad de recibo, entrega, registro y custodia del inventario.
Definir un procedimiento dentro del proceso de Recursos F?sicos y Financieros, determinando puntos de control que permitan Conciliaci?n entre inventarios y contabilidad Lograr la razonabilidad y la confiabilidad de los estados Ajustar mecanismos de financieros control de informaci?n para Ausencia de control en el registro efectos de garantizar un mejor contable Incertidumbre en la manejo de los elementos que Disminuir los niveles de riesgos de razonabilidad de los estados constituyen la Cuenta: incertidumbre en la razonabilidad, financieros. Equipos de Transporte de la confiabilidad y veracidad de la Deficiencia de los mecanismos de entidad. informaci?n consignada en los control de informaci?n. Estados Financieros de la Entidad, Crear nuevos mecanismos de control de informaci?n para efectos de garantizar un mejor manejo de los elementos que constituyen la Cuenta Muebles y Enseres de la entidad.
Ajustar el procedimiento de recursos f?sicos y financieros, determinando la periodicidad o conciliaci?n que se debe realizar entre esta ?rea y Contabilidad, ajustando el procedimiento de bajas y de bienes.
Procedimiento de Baja de Bienes ajustado y aprobado con puntos de control definidos
2
1-may-10
30-may-10
4,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Socializar el procedimiento Baja de Bienes entre los funcionarios Taller socializaci?n responsables de las actividades.
2
1-jun-10
15-jun-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar autocontrol sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento.
2
1-jul-10
15-jul-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
Crear procedimiento de Inventarios, dentro del proceso de Recursos F?sicos y Financieros.
Procedimiento de Inventarios ajustado y aprobado con puntos de control definidos
1
15-feb-10
30-mar-10
6,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
13 (2007) REGULAR
1903006
Actualizaciones. En materia de inventarios no existe actualizaci?n del mismo, adem?s que no existe adecuada segregaci?n de las funciones de recibo, Incertidumbre en la entrega, registro y custodia de los bienes, toda vez Ausencia de control en el registro razonabilidad de los estados que en cabeza de un solo funcionario se encuentran contable financieros. radicadas todas las actividades relacionadas con este proceso, situaci?n que impide la realizaci?n de un adecuado control de sus movimientos.
Definir un procedimiento dentro del proceso de Recursos F?sicos y Garantizar la seguridad y Financieros, determinando razonabilidad de los estados puntos de control que financieros en la Supervigilancia. permitan Conciliaci?n entre inventarios y contabilidad
Socializar el procedimiento de Inventarios entre los Taller socializaci?n funcionarios responsables de las actividades. Realizar el monitoreo sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento.
1
5-abr-10
31-may-10
8,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
1
1-jun-10
15-jun-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento . COMUNICACIONES Resoluci?n de de creaci?n de la oficina de comunicaciones
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
Crear la Oficina Comunicaciones
1
4-ene-06
31-dic-06
51,57
Oficina Comunicaciones
40 (2005)
2001100
La Superintendencia durante la vigencia 2005, durante el proceso de evaluaci?n determin? que los resultados de la gesti?n no lograron un nivel de eficiencia, eficacia y econom?a aceptables, por las razones que se exponen a continuaci?n: No ha dise?ado y adoptado estrategias a trav?s de los diferentes medios gubernamentales que le permitan el fortalecimiento de su imagen institucional, buscando de esta manera la concientizaci?n de la ciudadan?a sobre los servicios de vigilancia y seguridad privada.
Propuesta de Crear los Procedimientos de Procedimientos Comunicaciones internas y ajustados externas. (Formato) Fortalecer la imagen de la Dar a conocer a la ciudadan?a los Superintendencia servicios de la entidad Diligenciamiento Revisi?n y aprobaci?n de los partes pertinentes Procedimientos ajustados y del formato y Registro de documento en el registro en el SGC Sistema
2
1-sep-09
30-oct-09
8,43
Oficina Comunicaciones
1
1-nov-09
30-nov-09
4,14
Planeaci?n (L?der del Proceso)
registro de Socializaci?n del Manual de asistencia a las Comunicaciones capacitaciones
3
15-oct-09
31-dic-09
11,00
Oficina Comunicaciones
.
ADQUISICI?N DE BIENES Y SERVICIOS Durante la vigencia 2009, la entidad no aplic? lo establecido en el literal f) del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993, toda vez que se suscribieron 78 contratos de prestaci?n de servicios personales por valor de $763.7 millones, para realizar actividades misionales, equivalente al 83.8% de la planta que es de 93 funcionarios y comparado con el total de la contrataci?n durante la vigencia, representa el 47.5% en n?mero y el 28.1% en valor, situaci?n que evidencia debilidades en la gesti?n institucional, por falta de la adopci?n de medidas diferentes a la numerosa contrataci?n de servicios personales, para suplir las necesidades de apoyo a la gesti?n misional en las diferentes dependencias de la entidad, situaci?n que puede conllevar a efectos negativos por el desplazamiento de la funci?n p?blica a los particulares, y pone en riesgo la gesti?n institucional transfiriendo a particulares, funciones que son encomendadas al personal de planta de la entidad En los contratos, 041, 045,047, 048, 050, 059, 077, 144, no existen actas de recibo a satisfacci?n del objeto contractual con las debidas formalidades, solo obran constancias de recibido de elementos basadas en facturas del proveedor, es de anotar, que as? existan reportes de ingreso efectuados por el almacenista y verificados por el supervisor, el acta de recibo a satisfacci?n del contrato, es la manifestaci?n expresa de la entidad, en el sentido que el contratista cumpli? a cabalidad con el objeto contractual y con el plazo de ejecuci?n pactado, en ella debe existir pronunciamiento sobre la calidad, las especificaciones y exigencias t?cnicas de lo que la entidad recibe, conforme a lo descrito en la cl?usula del objeto contractual, lo anterior evidencia debilidades en el sistema de control interno, conforme lo establece el literal f del art?culo 2 de la ley 87 de 1993 y puede generar riesgo para la entidad en lo atinente a la calidad y cantidad de bienes y servicios que recibe de sus contratistas La no existencia de actas de recibo a satisfacci?n del objeto contratado, en contratos de suministro y prestaci?n de servicios, demuestra que hay fallas en la labor de los supervisores, entendiendo que la supervisi?n contractual es el conjunto de actividades, que en representaci?n de la Entidad realiza una persona natural o jur?dica para vigilar, controlar, verificar y colaborar en la ejecuci?n de los contratos o convenios estatales, es una exigencia legal que tiene el prop?sito de verificar al m?ximo el cumplimiento del objeto contractual, de los fines de la contrataci?n y la satisfacci?n de los intereses de la Entidad mediante la obtenci?n del fin perseguido, conforme, lo establece el art?culo 26 de la Ley 80 de 1993, situaci?n que evidencia debilidades en el cumplimiento de las obligaciones que contractualmente adquieren los supervisores, lo cual genera riesgos e incertidumbre respecto de lo que la entidad recibe del contratista en cuanto a calidad, cantidad de bienes, servicios y funcionabilidad de los mismos. Ajustar y solicitar aprobaci?n del procedimiento de contrataci?n directa ( Prestacion de servicios personales), definiendo puntos de control, Procedimiento donde se certifique la idoneidad ajustado del perfil requerido, asi como, que en la planta de personal no Ejercer puntos de control para la se cuenta con el el perfil celebraci?n de contratos de requerido o no es suficiente. prestaci?n de servicios personales.
11 (2009)
1401100
falta de la adopci?n de medidas diferentes a la numerosa contrataci?n de servicios personales, para suplir las necesidades de apoyo a la gesti?n misional en las diferentes dependencias de la entidad,
situaci?n que puede conllevar a efectos negativos por el desplazamiento de la funci?n p?blica a los particulares, y pone en riesgo la gesti?n institucional transfiriendo a particulares, funciones que son encomendadas al personal de planta de la entidad
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Modificar el procedimiento para la contrataci?n de prestaci?n de servicios personales estableciendo un punto de control en cabeza de cabeza de la Oficina de Recursos Humanos.
Oficina Jur?dica Contratos
Revisi?n y aprobaci?n del procedimiento de contrataci?n Procedimiento directa (Prestacion de servicios aprobado personales).
1
1-feb-11
29-jul-11
25,43
oficina de Planeaci?n
12 (2009)
1404004
puede generar riesgo para la debilidades en el sistema de control entidad en lo atinente a la interno, conforme lo establece el calidad y cantidad de bienes literal f del art?culo 2 de la ley 87 de y servicios que recibe de sus 1993 contratistas
Dise?ar un formato de Acta de recibo a satisfacci?n del objeto contractual, que permita ejecer el control en la ejecuci?n del mismo y que contenga: El cumplimiento a cabalidad con el objeto contractual el plazo de Formato Dise?ado ejecuci?n pactado pronunciamiento sobre la calidad, las especificaciones y exigencias t?cnicas de lo que la entidad recibe la informaci?n del seguimiento y supervisi?n de los contratos. Implementar un instrumento de control en el ejercicio de la Garantizar la adecuada supervisi?n supervisi?n de los contratos, de la calidad y la cantidad de los mediante la adopci?n de un bienes y servicios. formato de seguimiento contractual.
1
1-ene-11
29-abr-11
16,86
Oficina Jur?dica Contratos
13 (2009)
1404004
lo cual genera riesgos e incertidumbre respecto de lo situaci?n que evidencia debilidades que la entidad recibe del en el cumplimiento de las contratista en cuanto a obligaciones que contractualmente calidad, cantidad de bienes, adquieren los supervisores servicios y funcionabilidad de los mismos.
Revisi?n y aprobaci?n del formato de Acta de recibo a Formato aprobado satisfacci?n
1
1-feb-11
29-abr-11
12,43
oficina de Planeaci?n
Contrato Interadministrativo En contrato efectuado con la Agencia Log?stica, se acord? que recibir?a el 1.75% del total del convenio como gastos de administraci?n y desarrollo, los El proyecto no ha contado cuales, dentro de las consideraciones del contrato el acompa?amiento interadministrativo se establece: "estar?n dirigidos a Debilidades en la supervisi?n del con estipulado en el contrato garantizarle al proyecto el acompa?amiento contrato interadministrativo. interadministrativo. permanente de un equipo interdisciplinario de profesionales y de la log?stica requerida para el cumplimiento y desarrollo oportuno del objeto contractual." Sin embargo no se evidencia acompa?amiento permanente por parte de la Agencia Log?stica al desarrollo del proyecto. Supervisi?n Contractual. Lo anterior puede llevar a equ?vocos en cuanto a la Se evidencia dentro del Contrato N? 001 de 2008 del calidad que ostenta la 27 de febrero de 2008 por un valor de $40,0 millones, persona encargada de en los t?rminos vigilar, controlar, verificar y el t?rmino interventor?a y no supervisi?n, debiendo ser Deficiencias esta ?ltima figura la aplicable para este tipo de utilizados dentro de los contratos colaborar en la ejecuci?n de contratos. Lo anterior se debe a que entre estas dos como objeto de la vigilancia y los contratos o convenios, en figuras existen diferencias que se dan en la
FORMATO No 1 INFORMACI?N SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Informe presentado a la Contralor?a General de la Rep?blica Entidad: SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Representante Legal: LUIS FELIPE MURGUEITIO SICARD NIT: 800217123-2 Per?dodos fiscales que cubre: 2009 Modalidad de Auditor?a: REGULAR Fecha de Suscripci?n:
05 de enero de 2011
Numero consecutivo del hallazgo
C?digo hallazgo
Descripci?n hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Acci?n de mejoramiento
Objetivo
Descripci?n de las Metas
Denominaci?n de la Unidad de medida de la Metas
Cantidad de Medida de la Meta
Fecha iniciaci?n Metas
Fecha terminaci?n Metas
Plazo en semanas de la Meta
Area Responsable
RECURSOS FISICOS Y FINANCIERO Se evidenci? que la entidad para la vigencia 2009, no cont? con los respectivos manuales de pol?ticas y procedimientos para las ?reas de tesorer?a, presupuesto, contabilidad, y la caja menor, pues lo que obra es un diagrama de flujo de documentos, inobservando lo establecido en el numeral 3.2. Manuales de pol?ticas contables, procedimientos y funciones, de la Resoluci?n 357 de 2008, que dice: "Deben documentarse las pol?ticas y dem?s pr?cticas contables que se han implementado en el ente p?blico y que est?n en procura de lograr una informaci?n confiable, relevante y comprensible (...)Tambi?n deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes p?blicos, as? como la correspondiente asignaci?n de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan Directamente (..) Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el prop?sito de informar adecuadamente a sus usuarios directos."Lo anterior denota debilidades en el control interno de la entidad conforme lo establecen los literales a) y b) del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993 y genera riesgos en la confiabilidad y relevancia de la informaci?n financiera.
10 (2009)
1901001
Contar con un Manual de Procedimientos de Financiera ajustado al SIIF II aprobado por el Comit? Modelo de Por debilidades en el sistema en Elaborar el manual de genera riesgos en la Operaci?n en donde se control interno en el cumplimiento de Generar confiabilidad en el manejo politicas y procedimientos del confiabilidad y relevancia de plasme el detalle de las Manual aprobado la normatividad de obligatorio de la informaci?n financiera proceso de Recursos F?sicos y la informaci?n financiera politicas y procedimientos del cumplimiento. Financieros. proceso de Recursos F?sicos y Financieros, que servira como base para dar cumplimiento al sistema de control interno.
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
15 (2009)
2201001
El manejo de la informaci?n presupuestal, se encuentra expuesta a un alto riesgo de manipulaci?n, confiabilidad, oportunidad y registro, toda vez que sus registros se elaboran manualmente en una hoja de Excel y el cargue de la informaci?n, se hace mediante archivo plano, al SIIF, lo anterior debido a debilidades en el sistema de control interno, conforme lo establece el literal e) del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993.
que la informacion se debido a debilidades en el sistema encuentre expuesta a un alto de control interno, conforme lo riesgo de manipulaci?n, establece el literal e) del art?culo confiabilidad, oportunidad y segundo de la Ley 87 de 1993. registro
Ajustar el procedimiento de presupuesto de acuerdo a los Procedimiento parametros establecidos en el ajustado SIIF II, de tal manera que el Realizar el cargue de la Generar confiabilidad y oportunidad cargue se realice directamente aprobado informaci?n directamente en el en el registro de la informaci?n en dicho aplicativo. SIIF II. financiera de la Supervigilancia
y
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
Aplicar el procedimiento de presupuesto en concordancia SIIF II aplicado. con el SIIF II,
12
3-ene-11
31-dic-11
51,71
Recursos F?sicos y Financieros
16 (2009)
1801003
La cuenta 140139 Licencias por $106.6 millones, presenta incertidumbre, al cierre de la vigencia 2009, ya que seg?n visita practicada al departamento financiero y al ?rea de cobro coactivo, no se encontr? documento soporte del registro contable realizado en diciembre de 2008, situaci?n que se genera por la falta de control interno contable, y al cumplimiento de lo establecido en el numeral 3.7 Soportes documentales "La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable p?blica deben estar respaldadas en documentos id?neos, de tal manera que la informaci?n registrada sea susceptible de verificaci?n y comprobaci?n exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podr?n registrarse contablemente los hechos econ?micos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados ", 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 1 y 5, No.3.8 Conciliaciones de Informaci?n de la Resoluci?n 357 de julio de 2008, proferida por la Contadur?a General de la Naci?n. Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma. La cuenta 9135 Reservas Presupuestales presenta sobreestimaci?n en $121,29 millones, afectando en igual medida la cuenta 9915 Acreedoras de Control por Contra, ya que se evidenci? que se registraron doble vez las reservas constituidas al cierre de la vigencia 2009, situaci?n que se presenta por las debilidades en el control interno contable y presupuestal, e inobservancia de los numerales 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n , actividad 3 Registro y Ajustes, numeral 3 "registros por valores superiores o inferiores al que corresponde ". de la Resoluci?n 357 de 2008, Lo anterior denota debilidades en el control interno contable y genera riesgo en la confiabilidad de la informaci?n financiera.
situaci?n que se genera por la falta de control interno contable, y al cumplimiento de lo establecido en el numeral 3.7 Soportes documentales "La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable p?blica deben estar respaldadas en documentos id?neos, de tal manera que la informaci?n registrada sea susceptible de verificaci?n y comprobaci?n exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podr?n registrarse contablemente los hechos econ?micos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados", 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 1 y 5, No.3.8 Conciliaciones de Informaci?n de la Resoluci?n 357 de julio de 2008, proferida por la Contadur?a General de la Naci?n.
Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma.
Ajustar el procedimiento contable, definiendo puntos de Procedimiento control a trav?s de la ajustado elaboraci?n de notas contables aprobado con sus respectivos soportes
y
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
21 (2009)
1801002
Presenta sobreestimaci?n en $121,29 millones, afectando en igual medida la cuenta 9915 Acreedoras de Control por Contra, ya que se evidenci? que se registraron doble vez las reservas constituidas al cierre de la vigencia 2009,
Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 3 Registro y Ajustes, numeral 3 "registros por valores superiores o inferiores al que corresponde"
Efectuar seguimiento trimestral Informes a la aplicaci?n del trimestrales procedimiento contable. seguimiento
de
4
3-ene-11
31-dic-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
Aplicar el procedimiento Garantizar que la informaci?n contable aprobado e financiera sea veraz, oportuna y implementado por la entidad confiable.
22 (2009)
1905001
Se analizaron las conciliaciones bancarias para los meses de enero y febrero de 2009, en donde se evidencian diferencias en la elaboraci?n de las mismas, ya que los saldos de los libros auxiliares de bancos del SIIF para esos meses no corresponden a los reportados en las conciliaciones tal como se muestra en la tabla siguiente, evidenci?ndose diferencias para el mes de febrero de -$386.6 millones con respecto al saldo total de extractos, y para el mes de enero -$397.8 millones con respecto al saldo total de extractos. De igual forma se evidenci? que para el mes de marzo no se realizaron conciliaciones bancarias.Por lo anterior las conciliaciones bancarias no se realizaron de forma regular, faltando a los principios de contabilidad generalmente aceptadas, en especial a la objetividad, verificabilidad, relevancia, oportunidad, universalidad y racionalidad entre otros e inobservado lo establecido en los numerales 2.1.2.2 An?lisis, Interpretaci?n y Comunicaci?n de la Informaci?n, 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 1 y 5, 3.7 Soportes Documentales, 3.8 Conciliaciones de Informaci?n y 3.13 de la Resoluci?n 357 de julio de 2008, generando riesgo en la consistencia y confiabilidad de la informaci?n financiera, toda vez que se presentaron informes financieros con las debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
Aplicar el procedimiento Garantizar que la informaci?n contable aprobado e financiera sea veraz, oportuna y implementado por la entidad confiable.
Por debilidades en el sistema en control interno en el cumplimiento de la normatividad de obligatorio cumplimiento.
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad de la informaci?n financiera, toda vez que se presentaron informes financieros con las debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
Verificaci?n de la aplicaci?n del Informe trimestral procedimiento contable y de verificaci?n ejecuci?n de puntos de control.
4
3-ene-11
31-dic-11
25,43
Oficina Control Interno
26 (2009)
1903005
Se evidenci? que la entidad incumple el principio de causaci?n ya que para el mes de febrero de 2009, se efectu? compras de t?s por $1.494 millones y ventas de t?s por $1.712 millones, registrados contablemente en marzo 31 de 2009, de igual forma para el mes de abril se realizaron compras de t?s por $1.181 millones y ventas por $1.220 millones, que se registraron hasta el mes de mayo de 2009. Incumpliendo lo establecido en los numerales 2.1.2.2 An?lisis, Interpretaci?n y Comunicaci?n de la Informaci?n, 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informaci?n, actividad 1 y 5, No.3.7 Soportes Documentales, No.3.8 Conciliaciones de Informaci?n de la Resoluci?n 357 de julio de 2008. Adem?s de incumplimiento de los principios de contabilidad p?blica en lo referente a la causaci?n "Los hechos financieros, econ?micos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan."
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad Por debilidades en el sistema en de la informaci?n financiera, control interno en el cumplimiento de toda vez que se presentaron la normatividad de obligatorio informes financieros con las cumplimiento. debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
20 (2009)
1801003
23 (2009)
1901001
La cuenta 5111 gastos generales se encuentra sobreestimada en $2.4 millones, al cierre de la vigencia 2009, ya que se evidencio que se registraron gastos de caja menor sin documento soporte valido, para los rubros de otras comunicaciones y trasporte por valor de $1.1 millones y el rubro gastos judiciales por valor $1.3 millones, su registro se hizo con el recibo de caja menor sin legalizar, Por lo anterior se evidencia incumplimiento del numeral 2 del art?culo 14 de la Resoluci?n No. 01 del 02 de enero de 2009, proferida por la Direcci?n General del Presupuesto Nacional establece que para la legalizaci?n de las cajas menores se requiere "que los documentos presentados sean originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificaci?n del nombre o raz?n social, el numero de documento de identidad o Nit, objeto y cuant?a" y el numeral 9 del art?culo 9 ib?dem establece que no se pueden pagar gastos sin los respectivos soportes como facturas, recibos de registradora o elaboraci?n de planillas de con la Contadur?a General de la Naci?n. Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma.del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993 y genera riesgos en la confiabilidad y relevancia de la informaci?n financiera.Contrato N? 090 del 3 de octubre de 2008, Una vez analizada y verificada la orden de pago No. 723, del 25 de noviembre de 2009 y registrada en contabilidad el 31 de diciembre de 2009, por $12.1 millones, se evidencio:? Los recibos provisionales de caja menor no se encuentran previamente numerados, como medida de control interno.? No hay requerimiento escrito del ?rea que solicita la compra de los bienes o de los servicios requeridos y pagados en la totalidad del reembolso.? El gasto de otras comunicaciones y trasporte no cuenta con planillas de control ni se observa solicitud de aprobaci?n del superior respectivo para realizar el gasto.? No se evidencia certificaci?n del almac?n donde conste que los bienes o elementos de consumo adquiridos por caja menor, no tiene existencia f?sica en el mismo, para poder haber efectuado las compras.
establece que no se pueden pagar gastos sin los respectivos soportes como facturas, recibos de registradora o elaboraci?n de planillas de control.
Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma.
Ajustar el procedimiento existente en la entidad de caja menor de acuerdo con el procedimiento establecido en la Circular 007 del 17 de Enero de Procedimiento 2011 expedida por la ajustado Administraci?n del SIIF II y la Resoluci?n 001 de Enero 3 de 2011 del Ministerio de Hacienda, estableciendo puntos de control.
de
1
1-abr-11
30-jun-11
12,86
Recursos F?sicos y Financieros - Planeaci?n
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad Por debilidades en el sistema en de la informaci?n financiera, control interno en el cumplimiento de toda vez que se presentaron la normatividad de obligatorio informes financieros con las cumplimiento. debilidades descritas a la Contadur?a General de la Modificar el procedimiento de Naci?n Generar confiabilidad y oportunidad caja menor estableciendo en el registro de la informaci?n puntos de control y verificar la financiera de la Supervigilancia aplicaci?n del mismo.
24 (2009)
1902001
Se evidenci? falta de cumplimiento del ?ltimo par?grafo del art?culo 14 de la Resoluci?n No. 01 del 02 de enero de 2009, proferida por la Direcci?n General del presupuesto Nacional, la cual establece que antes del 29 de diciembre se deben legalizar definitivamente las cajas menores y reintegrar el sobrante respectivo, no obstante se estableci? que el reintegro se realiz? el 29 de diciembre, situaci?n que origin? un saldo en caja por $38 mil, por debilidades en el sistema de control interno y adem?s incumplimiento del numeral 3.16 "Cierre Contable" de la Resoluci?n No. 357 de 2008, Lo cual genera riesgo en el cumplimiento de las normas que garantizan la adecuada informaci?n financiera
Por debilidades en el sistema en control interno en el cumplimiento de la normatividad de obligatorio cumplimiento.
Lo cual genera riesgo en el cumplimiento de las normas que garantizan la adecuada informaci?n financiera
La persona responsable del manejo de la caja menor, debe presentar informes mensuales a la oficina de recursos f?sicos y financieros, soportadando los gastos realizados con las respectivas facturas y ?rdenes de compra suscritas por el ordenador del gasto. Como punto de control se debe Informe mensual verificar que cada solicitud de de verificaci?n compra est? autorizada por el ordenador del gasto y que se encuentre registrada con el soporte de la factura de compra, para que el ?rea contable registre oportuna y confiablemente en los estados financieros los gastos generados.
10
1-mar-11
31-dic-11
43,57
Recursos F?sicos y Financieros responsable caja menor
25 (2009)
1902001
Seg?n acta de visita efectuada el 13 de Octubre de 2010, en la Oficina Jur?dica de la entidad, no se realiz? arqueo a los fondos de efectivo de la caja menor, por $8 millones, por cuanto no se encontr? responsable de la misma, ya que la titular se encontraba en vacaciones, como consta en el acta suscrita con el Jefe de la Oficina Jur?dica, inobservado lo estipulado en la Resoluci?n 001 de cajas menores expedida por el Ministerio de Hacienda en el par?grafo del art?culo 10 , que dice "cuando el Responsable de la caja menor se encuentra en vacaciones, licencias o comisi?n, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podr? mediante resoluci?n encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma..". Lo anterior genera incertidumbre sobre los fondos asignados a la misma y deficiencias en el control interno de la entidad
Por debilidades en el sistema en control interno en el cumplimiento de la normatividad de obligatorio cumplimiento.
genera incertidumbre sobre los fondos asignados a la misma y deficiencias en el control interno de la entidad
Verificaci?n a la aplicaci?n del procedimeinto de caja menor Acta de arqueo de por parte de la Oficina de Caja Menor. control Interno a trav?s arqueos.
6
1-mar-11
31-dic-11
43,57
Oficina de Control Interno.
18 (2009)
1602100
La cuenta 191001 Materiales y Suministros por $69,76 millones, al cierre de la vigencia 2009, presenta sobrestimaci?n en $8.3 millones, afectando la cuenta 5811 Gastos Generales por el mismo valor, ya que una vez realizada toma f?sica de inventarios a la bodega de almac?n, se evidenci? que existen t?ners para impresoras vencidos en los a?os 2006, 2007 y 2008. Lo anterior se presenta por la falta de aplicaci?n de lo previsto en la Resoluci?n 357 de julio de 2008 en relaci?n con los numerales 2.1.2.2 An?lisis, Interpretaci?n y Comunicaci?n de la Informaci?n 3.1 Depuraci?n contable permanente y sostenibilidad , 3.2 Manuales de Pol?ticas Contables, Procedimientos y Funciones y 3.8 Conciliaciones de Informaci?n as? como el R?gimen de Contabilidad P?blica.
Lo anterior se presenta por la falta de aplicaci?n de lo previsto en la Resoluci?n 357 de julio de 2008 en relaci?n con los numerales 2.1.2.2 An?lisis, Interpretaci?n y Comunicaci?n de la Informaci?n 3.1 Depuraci?n contable permanente y sostenibilidad, 3.2 Manuales de Pol?ticas Contables, Procedimientos y Funciones y 3.8 Conciliaciones de Informaci?n as? como el R?gimen de Contabilidad P?bl
Ajustar el procedimiento 3200008 de baja de bienes, en el sentido de implementar la baja Procedimiento de elementos de consumo yo ajustado devolutivos. Definir puntos de control. Depurar el inventario de elementos de consumo y o devolutivos que se encuentren Contar con un procedimiento Generar mayor cofiabilidad de la en desuso, obsoletos, mal de baja de bienes ajustado informaci?n de los inventarios y por estado yo para dar de baja. que garantice la actualizaci?n ende de los estados financieros permanente de los inventarios. Efectuar seguimiento a la aplicaci?n del procedimiento de baja de elementos de consumo yo devolutivos
1
1-abr-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
Lo cual genera riesgo en la calidad de la informaci?n financiera y la toma de decisiones con la misma.
Inventario mensual depurado
6
1-jul-11
31-dic-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros - Almac?n
Informes mensuales seguimiento
de
6
1-jul-11
31-dic-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
Monitoreo del cumplimiento del procedimiento de baja de Informe final elementos de consumo yo auditor?a devolutivos a trav?s de auditor?a de Control Interno
de
1
1-jul-11
31-dic-11
25,43
Oficina de Control Interno
19 (2009)
1804004
La cuenta 1685 Depreciaci?n Acumulada por $977,01 millones presenta incertidumbre al cierre de la vigencia 2009, afectando de igual manera la cuenta 327003 Depreciaci?n de Propiedades Planta y Equipo, ya que se evidenci? y se verific? que la base de datos en Excel para el c?lculo de la misma y de los elementos que aparecen depreci?ndose y totalmente depreciados no cuenta con la fecha de adquisici?n de los bienes ni el n?mero de placa de los mismos, lo cual genera que no haya certeza sobre el valor del c?lculoLo anterior se presenta por las debilidades en el control interno y el m?nimo control sobre el registro que lleva el almac?n sobre estos elementos. Inobservando el numeral 3.15 de la Resoluci?n 357 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable de la Contadur?a General de la Naci?n, expresa que "Con independencia de la forma que utilicen las entidades p?blicas para procesar la informaci?n, sea esta manual o automatizada, el dise?o del sistema implementado deber? garantizar eficiencia, eficacia y econom?a en el procesamiento y generaci?n de la informaci?n financiera, econ?mica, social y ambiental."
Lo anterior se presenta por las debilidades en el control interno y el m?nimo control sobre el registro que lleva el almac?n sobre estos elementos. Inobservando el numeral 3.15 de la Resoluci?n 357 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable de la Contadur?a General lo cual genera que no haya de la Naci?n, expresa que "Con certeza sobre el valor del independencia de la forma que c?lculo utilicen las entidades p?blicas para procesar la informaci?n, sea esta manual o automatizada, el dise?o del sistema implementado deber? garantizar eficiencia, eficacia y econom?a en el procesamiento y generaci?n de la informaci?n financiera, econ?mica, social y ambiental."
Contar con una herramienta que permita consolidar toda la informaci?n que ingresa y egresa del almacen, permitiendo una informaci?n actualizada de los registros hist?ricos de los elementos, Generar mayor cofiabilidad de la con n?mero de placa, serial, informaci?n de los inventarios y por Ajustar los procedimientos del Procedimientos fecha de ingreso y egreso. As? ende de los estados financieros Almac?n y definir puntos de ajustados mismo que produzca los control. informes de inventario general, inventario personalizado, ficha de kardex, s?bana o informe para Contabiliad.
La Oficina de Sistemas de la entidad, complementar? la herramienta existente y requerida, habida cuenta de que el Ministerio de Hacienda y la Aplicativo Administraci?n del SIIF II no complementado autorizan la adquisici?n de aplicativo para inventarios, por cuanto este m?dulo se debe desarrollar en el SIIF II durante el 2011
1
1-abr-11
30-jun-11
12,86
Oficina Inform?tica y de Sistemas
4
1-abr-11
30-jun-11
12,86
Recursos F?sicos y Financieros - Planeaci?n
27 (2009)
1903005
Se observ? que el almac?n de la Superintendencia maneja la informaci?n de inventario de bienes devolutivos en servicio y de los elementos de la bodega en una hoja de Excel, a pesar de contar con un aplicativo desarrollado por la entidad, el cual se utiliza parcialmente ya que solo se elaboran comprobantes de ingreso y egreso en el mismo, pero la consolidaci?n de la informaci?n se realiza manualmente en hoja de Excel. Evidenci?ndose que no se tiene un consolidado hist?rico de dichos elementos, as? como tampoco se estipula el n?mero de placa de los elementos en servicio, ni la informaci?n se consolida por ?reas. Adem?s el manejo, custodia, recepci?n y registro los mismos lo hace la misma funcionaria Se estableci? que en la base de datos de servicios de vigilancia a 31 de diciembre de 2009, existen registradas 2.011 licencias de servicios vigentes, es decir presuntos sujetos pasivos con la obligaci?n de contribuir, los cuales deb?an registrar su informaci?n financiera en la p?gina web y pagar la cuota de contribuci?n, seg?n la Resoluci?n n?mero 1693 de marzo de 2009 emanada de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada una vez verificada la base de datos enviada por la oficina de sistemas a contabilidad, se determin? que esta envi? la base de datos de los sujetos pasivos que cumplieron con lo estipulado en la resoluci?n antes citada e ingresaron a la p?gina web y se registraron, los cuales ascendieron a 1.377, y no la base consolidada, por lo anterior se concluye que existen registrados 634 sujetos pasivos que presuntamente no efectuaron el pago de la cuota de contribuci?n respectiva.
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad Por debilidades en el sistema en de la informaci?n financiera, control interno en el cumplimiento de toda vez que se presentaron la normatividad de obligatorio informes financieros con las cumplimiento. debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
permitiendo una informaci?n actualizada de los registros hist?ricos de los elementos, Generar mayor cofiabilidad de la con n?mero de placa, serial, informaci?n de los inventarios y por fecha de ingreso y egreso. As? ende de los estados financieros mismo que produzca los informes de inventario general, inventario personalizado, ficha de Verificaci?n mensual de la kardex, s?bana o informe para aplicaci?n y cumplimiento de los Contabiliad. procedimientos, con el fin de Informes mantener actualizada la Mensuales informaci?n de los inventarios y en general toda la que produzca el Almacen.
6
1-jul-11
31-dic-11
26,14
Recursos F?sicos y Financieros,
Monitoreo del cumplimiento de los procedimientos de ?lmac?n Informe atrav?s de Auditor?a de Control auditor?a Interno.
de
1
1-jul-11
31-dic-11
26,14
Oficina Control Interno
28 (2009)
1905001
Por debilidades en el sistema en control interno en el cumplimiento de la normatividad de obligatorio cumplimiento.
generando riesgo en la consistencia y confiabilidad de la informaci?n financiera, toda vez que se presentaron informes financieros con las debilidades descritas a la Contadur?a General de la Naci?n
Modificar los puntos de control del procedimiento de Recaudo y Modificar el procedimiento de manejo de la cuota de Procedimiento cuota de contribuci?n, en Prevenir inconsistencia en el contribuci?n, de tal manera que ajustado relaci?n con los sujetos registro de la informaci?n financiera. se garantice confiabilidad en la aprobado pasivos de contribuci?n. informaci?n de los sujetos pasivos de la contribuci?n.
y
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
14 (2009)
1404004
Contrato 035, revisada la documentaci?n soporte de la ejecuci?n del contrato como relaci?n de vales y planillas con los consumos de cada uno de los veh?culos, se evidenciaron consumos altos de combustible, que superan los promedios diarios se?alados en los estudios de conveniencia y oportunidad y afectan la austeridad del gasto p?blico, situaci?n que evidencia debilidades en el control y seguimiento, ya que adolece de otros mecanismos t?cnicos, diferentes al sistema de valeras, como el seguimiento kilometraje entre cada tanqueada y al mantenimiento del parque automotor, conforme lo estable el literal a) del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993, lo que genera afectaci?n a la racionalizaci?n del gasto contrariando los objetivos misionales de la entidad.
situaci?n que evidencia debilidades en el control y seguimiento, ya que adolece de otros mecanismos t?cnicos, diferentes al sistema de valeras, como el seguimiento kilometraje entre cada tanqueada y al mantenimiento del parque automot
Modificar el procedimiento de ABASTECIMIENTO COMBUSTIBLES Y lo que genera afectaci?n a MANTENIMIENTO la racionalizaci?n del gasto PREVENTIVO A VEHICULOS contrariando los objetivos DE LA ENTIDAD y hacer misionales seguimiento al consumo de combustible de los veh?culos de la Entidad.
Ajustar el procedimiento de ABASTECIMIENTO COMBUSTIBLES Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO A VEHICULOS procedimeinto DE LA ENTIDAD, estableciendo ajustado puntos de control que aprobado determinen kilometraje Verificar el adecuado consumo del recorrido, cosumo realizado y de galones de combustible de los veh?culos con el numero fin de racionalizar los recursos de la combustible suministrado. Entidad. Seguimiento al cumplimiento del procedimiento de ABASTECIMIENTO Informes COMBUSTIBLES Y mensuales MANTENIMIENTO PREVENTIVO A VEHICULOS DE LA ENTIDAD.
y
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Recursos F?sicos y Financieros
12
3-ene-11
31-dic-11
51,71
Recursos F?sicos y Financieros
4 (2008)
1701001
Registro Valorizaci?n Inversiones. La entidad durante la vigencia 2008, registr? mensualmente en su contabilidad el valor total de la valorizaci?n suministrada por tesorer?a a trav?s del acta del Comit? de Inversiones, generando que durante el a?o 2008 se sobrevaloraran los T?tulos de tesorer?a - TES y la utilidad por valorizaci?n en $986,33 millones, y que este monto fuera ajustado a 31 de diciembre mediante registro contable - lote 334, comprobante 1 registro 2, sin contar con nota contable que aclare o argumente el motivo del ajuste. Lo anterior, genera un incumplimiento a lo establecido en el R?gimen de Contabilidad P?blica para el registro de la valorizaci?n que se debe efectuar mensualmente, mediante la diferencia que se presente entre el valor calculado (mes actual) y el valor de la inversi?n registrado (en el periodo inmediatamente anterior) Numeral 6 t?tulo II cap?tulo I Res. 356 de 2007 sobre Proceso contable para el reconocimiento de inversiones. Notas Estados Contables Se presentan inconsistencias en la informaci?n mostrada en las notas a los Estados Financieros, a saber: * La cuenta de Inversiones de Tesorer?a en el plan de cuentas se encuentra codificada con el numero 12.03, y las notas las presentan con la cuenta 14.01, al igual que no expone la metodolog?a aplicada para la actualizaci?n de las inversiones. * Los valores registrados en las notas contables en la cuenta 14.01 Deudores Ingresos no tributarios, no son claros y no permiten identificar los montos que sumen el valor total registrado en el balance. * Las cifras presentadas de forma discriminada en la cuenta 16.35 de Bienes muebles en bodega, no coincide con la sumatoria establecida en el Balance General, para la misma cuenta. * Las cifras establecidas en las cuentas de orden Deudoras y Acreedoras por litigios y demandas (Nota 12), no es coincidente en los valores generales con el detalle y no permite desde este documento, identificar la sumatoria de los mismos para ser cruzados con el Balance General.
Incumplimiento a lo establecido en el R?gimen de Contabilidad P?blica para el registro de la valorizaci?n que se debe efectuar mensualmente, mediante la diferencia que se presente entre el valor calculado (mes actual) y el valor de la inversi?n registrado (en el periodo inmediatamente anterior) Numeral 6 t?tulo II cap?tulo I Res. 356 de 2007 sobre Proceso contable para el reconocimiento de inversiones.
Revisar y ajustar el procedimiento de Contabilidad Procedimiento incluyendo puntos de control Contable ajustado para garantizar la razonabilidad y aprobado de los estados financieros.
1
1-may-10
30-may-10
4,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
15 (2008)
1801001
Lo anterior afecta el principio de revelaci?n de la contabilidad p?blica, ya que se requiere que la informaci?n contenida en los estados contables, sirva una adecuada Sobrevaloraci?n de los T?tulos de para tesorer?a - TES donde fue necesario interpretaci?n de la realidad reajustar a 31 de diciembre mediante de la entidad registro contable - lote 334, comprobante 1 registro 2, sin contar con nota contable que aclare o argumente el motivo del ajuste. Inconsistencias en la informaci?n mostrada en las notas a los Estados Financieros, espec?ficamente en las cuentas de inversi?n, valores en las cuentas, y cifras reportadas
Dar cumplimiento al procedimiento existente, cruzando la informaci?n reportada por tesorer?a frente al Registro Contable e incluir en el procedimiento una actividad que permita efectuar la respectiva nota con sus soportes, en caso de presentarse ajustes a los estados financieros.
16 (2008)
1701008
Deficiencias en la clasificaci?n y depuraci?n de los ingresos pendientes por clasificar los cuales Se observa falta de oportunidad en la clasificaci?n y evidenciaron de lo demoras en su Incumplimiento depuraci?n de los ingresos pendientes por clasificar, realizaci?n. establecido en el numeral los cuales, a 31 de diciembre del 2008, ascendieron a 108 sobre oportunidad en $142,69 millones existiendo a esa fecha, ingresos por Debilidades en el establecimiento de las caracter?sticas de la depurar de enero, abril, junio, julio y septiembre en los procedimientos contables o informaci?n contable adelante, incumpliendo lo establecido en el numeral administrativos relacionados con la establecidas en el R?gimen 108 sobre oportunidad en las caracter?sticas de la administraci?n de soportes contables de Contabilidad P?blica y la informaci?n contable establecidas en el R?gimen de y del flujo de informaci?n contable, en Res. 119 de 2006. Contabilidad P?blica y la Res. 119 de 2006. el archivo de contabilidad de la Superintendencia para la vigencia 2008. Depuraci?n de Ingresos
Ajustar el procedimiento incluyendo puntos de control Garantizar el cumplimiento y para evitar el incumplimiento autocontrol de la aplicabilidad de las de las normas vigentes normas contables para la presentaci?n de informes y notas a Implementar puntos de control los estados financieros. sobre el procedimiento existente y verificar si es un Darle soluci?n a los problemas error externo para ser internos y traslado a los encargados Realizar autocontrol sobre la notificado al administrador de de resolver las falencias externas ejecuci?n y cumplimiento del Acta el SIIF. que nos acarreen inconsistencias procedimiento. en los estados financieros. Verificar el procedimiento ajust?ndolo a los principios de Ajustar los procedimientos para dar Contabilidad P?blica cumplimiento a las normas del establecidos en el R?gimen de r?gimen de contabilidad P?blica en Contabilidad P?blica Res.354 lo referente a los soportes b?sicos de 2007, Res. 119 de 2006 y para el registro contable de los el art.2 de la ley 87 de 1993. movimientos del ente econ?mico
Socializaci?n y capacitaci?n del procedimiento de contabilidad a Cumplir con lo establecido en el las ?reas responsables de las R?gimen de Contabilidad P?blica actividades. para el registro de la valorizaci?n que se debe efectuar mensualmente, mediante la diferencia que se presente entre el valor calculado (mes actual) y el valor de la inversi?n registrado (en el periodo inmediatamente anterior) Numeral 6 t?tulo II cap?tulo I Res. 356 de 2007 sobre Proceso contable para el reconocimiento de inversiones.
Acta y Taller socializaci?n con ?reas involucradas en los procesos
1
1-jun-10
15-jun-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
1
1-jul-10
15-jul-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
administraci?n de soportes contables y del flujo de informaci?n contable, en el archivo de contabilidad de la Superintendencia para la vigencia 2008.
ajust?ndolo a los principios de Contabilidad P?blica establecidos en el R?gimen de Contabilidad P?blica Res.354 de 2007, Res. 119 de 2006 y el art.2 de la ley 87 de 1993.
Ajustar los procedimientos para dar cumplimiento a las normas del r?gimen de contabilidad P?blica en lo referente a los soportes b?sicos para el registro contable de los movimientos del ente econ?mico
Soportes Contables Por debilidades en el establecimiento de los procedimientos contables o administrativos relacionados con la administraci?n de soportes contables y del flujo de informaci?n contable, en el archivo de contabilidad de la Superintendencia para la vigencia 2008, no hay soportes contables que sustenten los registros efectuados para la valoraci?n de Inversiones, cuota de contribuci?n y Procesos Judiciales, al igual que sus ajustes contables, ni reposan archivos f?sicos ni magn?ticos de las bases de datos que fueron utilizadas para elaborar dichos registros, por cuanto, para la revisi?n de los procedimientos, fue necesario solicitar la informaci?n en las Oficinas de Tesorer?a, Cartera, Jur?dica y de Talento Humano. De igual manera, los reportes relacionados en el archivo no van firmados por el responsable de los mismos como el caso de los reportes de Talento Humano ? Prestaciones Sociales, multas y contribuciones o el reporte de quien los origina y no se elaboran notas contables para la aclaraci?n de la informaci?n que se est? registrando, situaci?n que no permite verificar y conocer el detalle del registro que se est? efectuando. As? mismo, la informaci?n contable no se encuentra adecuadamente archivada y no se observaron actas de entrega del archivo contable por los cambios de personal, inobservando los numerales 102 sobre las
17 (2008)
1801003
Dificultades en la realizaci?n de los registros para la valoraci?n de las inversiones, cuotas de contribuci?n y procesos judiciales que no observa el seguimiento requerido seg?n los numerales 102 sobre las caracter?sticas de la informaci?n contable en especial la verificabilidad y comprensibilidad de la informaci?n, y el Manual de procedimientos establecidos en el R?gimen de Contabilidad P?blica Res.354 de 2007, Res. 119 de 2006 y el art.2 de la ley 87 de 1993.
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento.
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
Presentaci?n de Informes Debido a la inexistencia de un acto administrativo por medio del cual el Superintendente delegara las facultades para suscribir la presentaci?n de informes al Ministerio de Hacienda, Por deficiencias de control interno, los informes mensuales del mes de diciembre y el ?ltimo trimestre del a?o 2008, correspondientes al informe de saldos y el promedio diario mensual para la determinaci?n de la inversi?n forzosa, al igual que la informaci?n trimestral del portafolio de inversiones, que deben ser remitidas al Ministerio de Hacienda, fueron firmados por el Secretario General, no por el ordenador del gasto y Representante Legal como lo establece la norma, sin mediar un acto administrativo que delegara estas facultades, inobservando lo establecido en los art?culos 10 y 58 del Decreto 152508. Inexistencia de un acto administrativo por medio del cual el Superintendente delegara las facultades para suscribir la presentaci?n de informes al Ministerio de Hacienda Inobservancia lo establecido en los art?culos 10 y 58 del Decreto 152508, lo que evidencia la incompetencia del secretario general para enviar esta informaci?n.
Ajustar el procedimiento y la resoluci?n de delegaci?n al Secretario General para firmar y validar el reporte de inversiones al Min. De Hacienda
Procedimiento de Presupuesto ajustado y aprobado con puntos de control definidos
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
5 (2008)
1903005
Expedir Acto Administrativo por medio del cual el Superintendente delegar? al Darle cumplimiento a lo establecido Socializar el procedimiento de Secretario General las en los art?culos 10 y 58 del Decreto reporte de Inversiones en Taller socializaci?n facultades para suscribir la 152508 Tesorer?a. presentaci?n de informes al Ministerio de Hacienda
1
15-feb-10
30-mar-10
6,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar autocontrol sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento.
1
5-abr-10
31-may-10
8,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
35 (2008)
1802100
Constituci?n Reservas Presupuestales Por ausencia de procedimientos internos para la solicitud, constituci?n, registro y control de las reservas presupuestales, se observ? que estas no fueron justificadas al cierre de la vigencia 2008 de acuerdo a los par?metros establecidos por el organismo regulador.
Revisar y ajustar el procedimiento de Presupuesto partiendo del hecho de que existe la necesidad de incluir una actividad que contenga la constituci?n de las reservas presupuestales conforme al manual financiero del Ministerio de Defensa. Ausencia de procedimientos internos para la solicitud, constituci?n, registro y control de las reservas presupuestales
Procedimiento Presupuesto ajustado aprobado
de y 1 15-feb-10 30-mar-10 6,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Las reservas presupuestales Ajustar procedimiento no fueron justificadas al Dar cumplimiento a los par?metros Socializar el procedimiento de conforme al manual financiero cierre de la vigencia 2008 de financieros emitidos para tal fin Presupuesto entre los del Ministerio de Defensa Taller socializaci?n acuerdo a los par?metros. funcionarios responsables de las actividades. Realizar el monitoreo sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento. Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento
1
5-abr-10
31-may-10
8,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
1
1-jun-10
15-jun-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso) Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
6 (2008)
1701010
Liquidaci?n Contribuci?n La cuenta de Deudores por ingresos no tributarios al igual que la cuenta de ingresos fiscales por contribuciones, est?n subestimadas en $627,73 millones, por cuanto esta diferencia corresponde a los recursos que por norma los contribuyentes deb?an cancelar de acuerdo al an?lisis y resultado generado del contrato 6908, frente a lo reportado en la autoliquidaci?n y efectivamente pagado, situaci?n presentada por falta de controles por parte de la entidad, de la informaci?n que reporta el contribuyente, afectando la razonabilidad de los estados financieros al igual que la base para la liquidaci?n de los intereses por mora, incumpliendo lo establecido en los arts.2 y 3 ley 87 de 1993 y art. 2 Res.357 de 2008 sobre procedimientos para la implementaci?n de controles al proceso contable. Seguimiento Vigilados a Informaci?n Financiera de los
Se evidenci? que las cuentas de deudores por ingresos no tributarios estaban subestimadas debido a la falta de controles por parte de la entidad
Se afecta la razonabilidad de los estados financieros al igual que la base para la liquidaci?n de los intereses por mora, incumpliendo lo establecido en los arts.2 y 3 Ley 87 de 1993 y art. 2 Res.357 de 2008 sobre procedimientos para la implementaci?n de controles al proceso contable.
7 (2008)
1903007
No hay certidumbre frente a la informaci?n registrada por parte de los contribuyentes en las autoliquidaciones, por cuanto, la entidad no cuenta con un mecanismo de control dentro del procedimiento para el recaudo y manejo de la cuota de contribuci?n, para verificar y hacer seguimiento a los documentos soportes de los informes y Estados Financieros de las entidades vigiladas, frente a la informaci?n registrada por el contribuyente en las autoliquidaciones, al igual que esta informaci?n financiera de los sujetos pasivos no reposa en los expedientes de cada uno de los vigilados, lo cual no permite determinar que las bases gravables o el tipo de servicio para la asignaci?n de las tarifas reportadas en la autoliquidaci?n sean correctos, inobservando lo estipulado en los arts. 2 y 3 de la ley 87 de 1993, arts. 5, 6 y 9 del Decreto. 1989 de 2008 y art.2 Res. 357 de 2008.
Revisar y ajustar el procedimiento de Recaudo y Procedimiento control de cuota de ajustado contribuci?n, definiendo los aprobado puntos de control a las actividades del mismo Inobservancia de lo estipulado en los arts. 2 y 3 de la ley 87 de 1993, arts. 5, Ausencia de mecanismos que 6 y 9 del Decreto. 1989 de permitan verificar y hacer 2008 y art.2 Res. 357 de seguimiento a las autoliquidaciones 2008. Lo anterior no permite realizadas por los contribuyentes. determinar la base gravable o el tipo de servicio para la asignaci?n de las tarifas.
y
1
15-feb-10
30-abr-10
25,43
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Definir los puntos de control por parte de la entidad al procedimiento Recaudo y control cuota de contribuci?n.
Garantizar confiabilidad en la informaci?n contenidas en las autoliquidaciones realizadas por los contribuyentes
Procedimiento de Contribuci?n El procedimiento de Recaudo y manejo de la cuota de contribuci?n, aprobado el 26 de noviembre de 2008, establece que los delegados para la operaci?n deben remitir la informaci?n avalada a la oficina de sistemas en relaci?n con los servicios que deben contribuir, sin embargo, no se evidencian actualizaciones por parte de la Delegada de Operaciones para alimentar la base de datos elaborada por sistemas y utilizada en el proceso contable para el registro de los ingresos y cartera por contribuci?n, al igual de no contar con controles suficientes que permitan garantizar la calidad de la informaci?n reportada, lo cual no permite a la entidad establecer los contribuyentes reales obligados al pago de esta contribuci?n, al igual que permite su manipulaci?n, generando riesgo de p?rdida o modificaci?n en los datos y cifras relacionadas, desatendiendo el art.2 de la ley 87 de 1993. M?dulo de Autoliquidaci?n en la WEB El m?dulo de autoliquidaci?n implementado en la p?gina web para el registro de la informaci?n financiera y liquidaci?n de la contribuci?n por parte de los sujetos pasivos, permite que sea el contribuyente quien diligencie de forma manual el tipo de servicio que le aplica, generando esta situaci?n riesgos en la calidad de la informaci?n, por cuanto de ello depende la base y la tarifa que ser? aplicada, de acuerdo a los literales a y f del art. 2 de la Ley 87 de 1993. Reglamentaci?n Contribuci?n Documentos Financieros Que algunas entidades env?an sus estado financieros y gastos de personal de forma anual, trimestral o no los env?e, lo que conlleva a que no se haga control de las bases para la liquidaci?n de la contribuci?n por parte de la entidad, incumpliendo lo establecido en los art?culos 5 y 9 del Dcto, 1989 de 2008 Definir los puntos de control por parte de la entidad al procedimiento Recaudo y control cuota de contribuci?n. Imposibilidad de la entidad para establecer los contribuyentes reales obligados al pago de esta contribuci?n, al igual que permite su manipulaci?n, generando riesgo de p?rdida o modificaci?n en los datos y cifras relacionadas, desatendiendo el art.2 de la ley 87 de 1993. Garantizar confiabilidad en la informaci?n contenidas en las autoliquidaciones realizadas por los contribuyentes
8 (2008)
1904001
Ausencia de actualizaciones por parte de la Delegada de Operaciones para alimentar la base de datos elaborada por sistemas y utilizada en el proceso contable para el registro de los ingresos y cartera por contribuci?n, al igual de no contar con controles suficientes que permitan garantizar la calidad de la informaci?n reportada
Socializar el procedimiento de Recaudo y control de cuota de Taller socializaci?n contribuci?n.
1
30-abr-10
31-may-10
4,43
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
9 (2008)
1905001
Posibilidad de los contribuyentes de diligenciar de forma aut?noma el registro de la informaci?n financiera y liquidaci?n de la contribuci?n por parte de los sujetos pasivos
Se genera una situaci?n de riesgo en la calidad de la informaci?n, por cuanto de lo vaciado por el contribuyente depende la base y la tarifa que ser? aplicada, de acuerdo a los literales a y f del art. 2 de la Ley 87 de 1993.
Realizar el monitoreo sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento.
1
1-jun-10
15-ago-10
10,71
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
10 (2008)
1903007
La entidad no tiene establecido dentro de sus procedimientos qu? tipo de documentos financieros deben remitir los vigilados a la Superintendencia, al igual que su periodicidad, con el fin de establecer la veracidad de la informaci?n registrada en el aplicativo de autoliquidaciones en la web, situaci?n que genera que algunas entidades env?en sus Estados Financieros y gastos de personal de forma anual, trimestral o no los env?en y conlleva a que no se haga control de las bases para la liquidaci?n de la contribuci?n por parte de la entidad, incumpliendo lo establecido en los arts. 5 y 9 del Dcto. 1989 de 2008. Registro C?digos CUBS La Superintendencia, no registr? en el SIIF los c?digos CUBS (cat?logo ?nico de bienes y servicios) de los contratos, en cumplimiento de la cadena presupuestal, ni de la ejecuci?n de estos, lo que impide que por el sistema oficial se pueda verificar si los recursos para los cuales se solicitan disponibilidad son utilizados en las clases de bienes y servicios para los cuales se otorgaron, tal como lo disponen el art. 7 del Decreto 178 de 2003, la circular externa 06 del 24 de Febrero de 2006 emitida por la administraci?n del SIIF del Ministerio de Hacienda y Cr?dito P?blico sobre la utilizaci?n de los CUBS en el SIIF Naci?n y lo previsto en el numeral 4 procedimiento 1 del Manual de pol?ticas y procedimientos financieros del Sector Defensa.
Ausencia de procedimientos que permitan establecer la veracidad de la informaci?n registrada en el aplicativo de autoliquidaci?n de la Web.
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
34 (2008)
1902001
La Superintendencia, no registr? en el SIIF los c?digos CUBS (cat?logo ?nico de bienes y servicios) de los contratos, en cumplimiento de la cadena presupuestal, ni de la ejecuci?n de estos
Impide que por el sistema oficial se pueda verificar si los recursos para los cuales se solicitan disponibilidad son utilizados en las clases de bienes y servicios para los cuales se otorgaron
Cuando se realice solicitud de CDP, los funcionarios deben Solicitud adicionar el respectivo c?digo c?digo CUBS Registrar en el SIIF los Verificar si los recursos para los CUBS c?digos CUBS de los cuales se solicita disponibilidad son contratos, en cumplimiento de utilizados en las clases de bienes y la cadena presupuestal. servicios para los cuales se otorgan
con
1
15-ene-10
30-jun-10
23,71
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
En el CDP se incluir? el c?digo Expedici?n CDP CUBS con c?digo CUBS
1
15-ene-10
30-jun-10
23,71
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Manejo Presupuestal En el Contrato N? 002 de 2008 por un valor de $15.4 millones, y cuyo objeto consist?a en el arrendamiento de un parqueadero para la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad, se pact? en su Cl?usula Decimotercera que: "...para atender el valor del presente contrato, tanto en los c?nones como en los servicios p?blicos, el ARRENDATARIO, cuenta con las respectivas disponibilidades presupuestales con cargo al rubro de Arrendamientos, Certificados de Disponibilidad Presupuestal N? 5 y 6 de 2008...". No obstante, se evidenci? que posteriormente se hizo necesaria una modificaci?n al mismo por cuanto se comprometi? m?s del 50% de los aportes provenientes de la naci?n, quedando la entidad con una fuerte restricci?n de recursos para atender los gastos generales que demandaba para el momento. Esto gener? el cambio de la cl?usula referente a la apropiaci?n presupuestal incluyendo el CDP N? 11 que corresponde a recursos propios y que evidencia deficiencias en la planificaci?n presupuestal de la entidad frente a las necesidades de la misma, debiendo de antemano saber no solo los recursos con que cuenta en el momento, sino tambi?n si los restantes son suficientes para cubrir las necesidades de la Entidad. Esto contraviene el principio de responsabilidad establecido en la Ley 80 de 1993 en su art?culo 26 en cuanto a que los servidores p?blicos est?n obligados a buscar los fines de la contrataci?n estatal, que en este caso implica el buen manejo en la planeaci?n del gasto de los recursos.
26 (2008)
1402002
Modificaci?n de los rubros presupuestales entre los recursos propios y los provenientes de la naci?n, as? como tambi?n de los recursos de inversi?n con que cuenta la entidad.
Restricciones de los recursos para atender los gastos generales que se demandaban para el momento, y denotan tambi?n deficiencias en cuanto al Una vez establecido el plan de No desfinanciar los recursos manejo de los recursos de compras dar seguimiento al Propios de la entidad, hoy en d?a no Seguimiento Mensual al PAC inversi?n al momento de PAC manejamos recursos Naci?n establecer los recursos con que cuenta la entidad, lo que va en contrav?a del principio de econom?a establecido en el art?culo 25 de la Ley 80 de 1993.
PAC Mensual
12
15-ene-10
30-dic-10
49,86
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
12 (2007) REGULAR
1903006
Aplicativo para el manejo de inventarios. Con base en la informaci?n suministrada por el funcionario a cargo de los inventarios, se determin? que no existe un aplicativo para el manejo de los mismos, de igual forma la ausencia del aplicativo redunda en que el control de la depreciaci?n y provisi?n se adelante por el departamento contable en forma manual en esta ?rea solo se tiene una persona con la responsabilidad de recibo, entrega, registro y custodia del inventario.
Definir un procedimiento dentro del proceso de Recursos F?sicos y Financieros, determinando puntos de control que permitan Conciliaci?n entre inventarios y contabilidad Lograr la razonabilidad y la confiabilidad de los estados Ajustar mecanismos de financieros control de informaci?n para Ausencia de control en el registro efectos de garantizar un mejor contable Incertidumbre en la manejo de los elementos que Disminuir los niveles de riesgos de razonabilidad de los estados constituyen la Cuenta: incertidumbre en la razonabilidad, financieros. Equipos de Transporte de la confiabilidad y veracidad de la Deficiencia de los mecanismos de entidad. informaci?n consignada en los control de informaci?n. Estados Financieros de la Entidad, Crear nuevos mecanismos de control de informaci?n para efectos de garantizar un mejor manejo de los elementos que constituyen la Cuenta Muebles y Enseres de la entidad.
Ajustar el procedimiento de recursos f?sicos y financieros, determinando la periodicidad o conciliaci?n que se debe realizar entre esta ?rea y Contabilidad, ajustando el procedimiento de bajas y de bienes.
Procedimiento de Baja de Bienes ajustado y aprobado con puntos de control definidos
2
1-may-10
30-may-10
4,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Socializar el procedimiento Baja de Bienes entre los funcionarios Taller socializaci?n responsables de las actividades.
2
1-jun-10
15-jun-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar autocontrol sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento.
2
1-jul-10
15-jul-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
Crear procedimiento de Inventarios, dentro del proceso de Recursos F?sicos y Financieros.
Procedimiento de Inventarios ajustado y aprobado con puntos de control definidos
1
15-feb-10
30-mar-10
6,14
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
13 (2007) REGULAR
1903006
Actualizaciones. En materia de inventarios no existe actualizaci?n del mismo, adem?s que no existe adecuada segregaci?n de las funciones de recibo, Incertidumbre en la entrega, registro y custodia de los bienes, toda vez Ausencia de control en el registro razonabilidad de los estados que en cabeza de un solo funcionario se encuentran contable financieros. radicadas todas las actividades relacionadas con este proceso, situaci?n que impide la realizaci?n de un adecuado control de sus movimientos.
Definir un procedimiento dentro del proceso de Recursos F?sicos y Garantizar la seguridad y Financieros, determinando razonabilidad de los estados puntos de control que financieros en la Supervigilancia. permitan Conciliaci?n entre inventarios y contabilidad
Socializar el procedimiento de Inventarios entre los Taller socializaci?n funcionarios responsables de las actividades. Realizar el monitoreo sobre la ejecuci?n y cumplimiento del Acta procedimiento.
1
5-abr-10
31-may-10
8,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
1
1-jun-10
15-jun-10
2,00
Recursos F?sicos y Financieros (L?der del Proceso)
Realizar auditoria interna al cumplimiento de cada una de Informe de las metas del Plan de Auditor?a Interna Mejoramiento . COMUNICACIONES Resoluci?n de de creaci?n de la oficina de comunicaciones
1
15-jun-10
30-jun-10
2,14
Oficina de Control Interno (l?der del proceso)
Crear la Oficina Comunicaciones
1
4-ene-06
31-dic-06
51,57
Oficina Comunicaciones
40 (2005)
2001100
La Superintendencia durante la vigencia 2005, durante el proceso de evaluaci?n determin? que los resultados de la gesti?n no lograron un nivel de eficiencia, eficacia y econom?a aceptables, por las razones que se exponen a continuaci?n: No ha dise?ado y adoptado estrategias a trav?s de los diferentes medios gubernamentales que le permitan el fortalecimiento de su imagen institucional, buscando de esta manera la concientizaci?n de la ciudadan?a sobre los servicios de vigilancia y seguridad privada.
Propuesta de Crear los Procedimientos de Procedimientos Comunicaciones internas y ajustados externas. (Formato) Fortalecer la imagen de la Dar a conocer a la ciudadan?a los Superintendencia servicios de la entidad Diligenciamiento Revisi?n y aprobaci?n de los partes pertinentes Procedimientos ajustados y del formato y Registro de documento en el registro en el SGC Sistema
2
1-sep-09
30-oct-09
8,43
Oficina Comunicaciones
1
1-nov-09
30-nov-09
4,14
Planeaci?n (L?der del Proceso)
registro de Socializaci?n del Manual de asistencia a las Comunicaciones capacitaciones
3
15-oct-09
31-dic-09
11,00
Oficina Comunicaciones
.
ADQUISICI?N DE BIENES Y SERVICIOS Durante la vigencia 2009, la entidad no aplic? lo establecido en el literal f) del art?culo segundo de la Ley 87 de 1993, toda vez que se suscribieron 78 contratos de prestaci?n de servicios personales por valor de $763.7 millones, para realizar actividades misionales, equivalente al 83.8% de la planta que es de 93 funcionarios y comparado con el total de la contrataci?n durante la vigencia, representa el 47.5% en n?mero y el 28.1% en valor, situaci?n que evidencia debilidades en la gesti?n institucional, por falta de la adopci?n de medidas diferentes a la numerosa contrataci?n de servicios personales, para suplir las necesidades de apoyo a la gesti?n misional en las diferentes dependencias de la entidad, situaci?n que puede conllevar a efectos negativos por el desplazamiento de la funci?n p?blica a los particulares, y pone en riesgo la gesti?n institucional transfiriendo a particulares, funciones que son encomendadas al personal de planta de la entidad En los contratos, 041, 045,047, 048, 050, 059, 077, 144, no existen actas de recibo a satisfacci?n del objeto contractual con las debidas formalidades, solo obran constancias de recibido de elementos basadas en facturas del proveedor, es de anotar, que as? existan reportes de ingreso efectuados por el almacenista y verificados por el supervisor, el acta de recibo a satisfacci?n del contrato, es la manifestaci?n expresa de la entidad, en el sentido que el contratista cumpli? a cabalidad con el objeto contractual y con el plazo de ejecuci?n pactado, en ella debe existir pronunciamiento sobre la calidad, las especificaciones y exigencias t?cnicas de lo que la entidad recibe, conforme a lo descrito en la cl?usula del objeto contractual, lo anterior evidencia debilidades en el sistema de control interno, conforme lo establece el literal f del art?culo 2 de la ley 87 de 1993 y puede generar riesgo para la entidad en lo atinente a la calidad y cantidad de bienes y servicios que recibe de sus contratistas La no existencia de actas de recibo a satisfacci?n del objeto contratado, en contratos de suministro y prestaci?n de servicios, demuestra que hay fallas en la labor de los supervisores, entendiendo que la supervisi?n contractual es el conjunto de actividades, que en representaci?n de la Entidad realiza una persona natural o jur?dica para vigilar, controlar, verificar y colaborar en la ejecuci?n de los contratos o convenios estatales, es una exigencia legal que tiene el prop?sito de verificar al m?ximo el cumplimiento del objeto contractual, de los fines de la contrataci?n y la satisfacci?n de los intereses de la Entidad mediante la obtenci?n del fin perseguido, conforme, lo establece el art?culo 26 de la Ley 80 de 1993, situaci?n que evidencia debilidades en el cumplimiento de las obligaciones que contractualmente adquieren los supervisores, lo cual genera riesgos e incertidumbre respecto de lo que la entidad recibe del contratista en cuanto a calidad, cantidad de bienes, servicios y funcionabilidad de los mismos. Ajustar y solicitar aprobaci?n del procedimiento de contrataci?n directa ( Prestacion de servicios personales), definiendo puntos de control, Procedimiento donde se certifique la idoneidad ajustado del perfil requerido, asi como, que en la planta de personal no Ejercer puntos de control para la se cuenta con el el perfil celebraci?n de contratos de requerido o no es suficiente. prestaci?n de servicios personales.
11 (2009)
1401100
falta de la adopci?n de medidas diferentes a la numerosa contrataci?n de servicios personales, para suplir las necesidades de apoyo a la gesti?n misional en las diferentes dependencias de la entidad,
situaci?n que puede conllevar a efectos negativos por el desplazamiento de la funci?n p?blica a los particulares, y pone en riesgo la gesti?n institucional transfiriendo a particulares, funciones que son encomendadas al personal de planta de la entidad
1
3-ene-11
30-jun-11
25,43
Modificar el procedimiento para la contrataci?n de prestaci?n de servicios personales estableciendo un punto de control en cabeza de cabeza de la Oficina de Recursos Humanos.
Oficina Jur?dica Contratos
Revisi?n y aprobaci?n del procedimiento de contrataci?n Procedimiento directa (Prestacion de servicios aprobado personales).
1
1-feb-11
29-jul-11
25,43
oficina de Planeaci?n
12 (2009)
1404004
puede generar riesgo para la debilidades en el sistema de control entidad en lo atinente a la interno, conforme lo establece el calidad y cantidad de bienes literal f del art?culo 2 de la ley 87 de y servicios que recibe de sus 1993 contratistas
Dise?ar un formato de Acta de recibo a satisfacci?n del objeto contractual, que permita ejecer el control en la ejecuci?n del mismo y que contenga: El cumplimiento a cabalidad con el objeto contractual el plazo de Formato Dise?ado ejecuci?n pactado pronunciamiento sobre la calidad, las especificaciones y exigencias t?cnicas de lo que la entidad recibe la informaci?n del seguimiento y supervisi?n de los contratos. Implementar un instrumento de control en el ejercicio de la Garantizar la adecuada supervisi?n supervisi?n de los contratos, de la calidad y la cantidad de los mediante la adopci?n de un bienes y servicios. formato de seguimiento contractual.
1
1-ene-11
29-abr-11
16,86
Oficina Jur?dica Contratos
13 (2009)
1404004
lo cual genera riesgos e incertidumbre respecto de lo situaci?n que evidencia debilidades que la entidad recibe del en el cumplimiento de las contratista en cuanto a obligaciones que contractualmente calidad, cantidad de bienes, adquieren los supervisores servicios y funcionabilidad de los mismos.
Revisi?n y aprobaci?n del formato de Acta de recibo a Formato aprobado satisfacci?n
1
1-feb-11
29-abr-11
12,43
oficina de Planeaci?n
Contrato Interadministrativo En contrato efectuado con la Agencia Log?stica, se acord? que recibir?a el 1.75% del total del convenio como gastos de administraci?n y desarrollo, los El proyecto no ha contado cuales, dentro de las consideraciones del contrato el acompa?amiento interadministrativo se establece: "estar?n dirigidos a Debilidades en la supervisi?n del con estipulado en el contrato garantizarle al proyecto el acompa?amiento contrato interadministrativo. interadministrativo. permanente de un equipo interdisciplinario de profesionales y de la log?stica requerida para el cumplimiento y desarrollo oportuno del objeto contractual." Sin embargo no se evidencia acompa?amiento permanente por parte de la Agencia Log?stica al desarrollo del proyecto. Supervisi?n Contractual. Lo anterior puede llevar a equ?vocos en cuanto a la Se evidencia dentro del Contrato N? 001 de 2008 del calidad que ostenta la 27 de febrero de 2008 por un valor de $40,0 millones, persona encargada de en los t?rminos vigilar, controlar, verificar y el t?rmino interventor?a y no supervisi?n, debiendo ser Deficiencias esta ?ltima figura la aplicable para este tipo de utilizados dentro de los contratos colaborar en la ejecuci?n de contratos. Lo anterior se debe a que entre estas dos como objeto de la vigilancia y los contratos o convenios, en figuras existen diferencias que se dan en la
Nombre: Formato 1 - Plan mejoramiento Vigencia 2009.pdf
0.51Mb 05/12/2017