32. ¿Qué es el SARLAFT?

El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo –SARLAFT–, es el mecanismo que permite a las entidades “(…) prevenir la pérdida o daño que pueden sufrir por su propensión a ser utilizadas (…) como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, por sus clientes o usuarios (…)” (SFC 2018). La administración del riesgo LAFT es diferente, toda vez que, en este, el objetivo es prevenirlo, detectarlo y reportarlo en términos de oportunidad y eficacia. El SARLAFT debe atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de las entidades, abarcando todas las actividades que realizan las mismas en desarrollo del objeto social principal, correspondiéndoles, además, revisar periódicamente las etapas y elementos del mismo con la finalidad de efectuar los ajustes necesarios para su efectivo, eficiente, y oportuno funcionamiento.

33. ¿Cuáles son las etapas del SARLAFT?

El SARLAFT que implementen las entidades y/ o sujetos obligados debe comprender como mínimo las siguientes etapas:

• Identificación. Riesgo Inherente de LAFT (transaccionalidad en los factores de riesgo).
• Medición o Evaluación. Se mide la probabilidad de ocurrencia del riesgo identificado.
• Control.  Para mitigar el riesgo.
• Monitoreo. Funcionamiento adecuado de los controles; y se monitorea la ocurrencia del riesgo residual, así como la evolución perfil de riesgo.

34. ¿Cuáles son los elementos del SARLAFT?

Los elementos mínimos que se deben tener en cuenta para el diseño y la implementación del SARLAFT para prevenir y controlar el riesgo de LA/FT, están definidos en cada una de las normas de los diferentes sectores. Estas normas son expedidas por el ente regulador, las cuales, en términos generales, se resumen en:

• Políticas.
• Procedimientos.
• Documentación mínima requerida (copia de Actas de Junta Directiva manuales de políticas y procedimientos, informes del Oficial de Cumplimiento y del Revisor Fiscal, reportes periódicos a la UIAF, las constancias de asistencia a las capacitaciones, entre otros).
• Estructura organizacional
• Funciones de los Órganos de Administración y de Control.
• Infraestructura tecnológica necesaria
• divulgación de la información (Reportes, informes, y documentación necesaria); y
• Capacitaciones que de manera periódica, deben realizar los actores a quienes les aplica dicha normatividad.

35. ¿Todas las entidades del Estado están obligados a contar con un SARLAFT?

No. Las entidades del Estado no están obligadas de manera expresa a la implementación de un sistema de administración de riesgo de LAFT, no obstante, se considera importante referir el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, el cual señala que en todos los procesos de contratación las entidades públicas deben “identificar plenamente a las personas naturales y a las personas jurídicas que suscriban el contrato, así como el origen de sus recursos; lo anterior con el fin de prevenir actividades delictivas.”

36. ¿Quién es el oficial de cumplimiento?

El Oficial de Cumplimiento es aquella persona natural designada por el máximo órgano directivo de una empresa para liderar las medidas de prevención y detección de posibles operaciones de LA/FT/FPADM. El Oficial de Cumplimiento por la importancia de su cargo, debe ser una persona que interactúe con las distintas áreas de la compañía y con las autoridades, que conozca los procesos de la compañía y que participe en la toma de decisiones de negocio de la compañía donde se puedan detectar algún tipo de riesgos de LAFT. Se precisa que la figura de oficial de cumplimiento aplica para las entidades obligadas a implementar un sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).

37. ¿Qué tipo de vinculación debe tener el oficial de cumplimiento con la empresa y quién debe asumir ese cargo?

Mediante la Ley 1186 de 2008 el estado colombiano adoptó las 40 recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional - GAFI- fijadas como estándares internacionales sobre la lucha contra el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. Al respecto, las recomendaciones 18 y 22 establecen la obligación que tienen las entidades del sector real y financiero de implementar programas que incluyan políticas y procedimientos contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo, dentro de los cuales se incluye la designación de un oficial de cumplimiento a nivel administrativo encargado del manejo del sistema de administración del riesgo implementado. Por su parte el ordenamiento jurídico colombiano en el numeral 3 del artículo 102 del Decreto Ley 663 de 1993 "Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración" dispone que las Instituciones Financieras deben designar un funcionario responsable de verificar los adecuados procedimientos orientados a prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo, obligación que con posterioridad ampliaría el artículo 43 de la Ley 190 de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.” a los a las personas que se dediquen profesionalmente a actividades de comercio exterior, operaciones de cambio y del mercado libre de divisas, casinos o juegos de azar, así como aquellas que determine el Gobierno Nacional. Posteriormente las entidades que ejercen inspección y vigilancia en el sector real y financiero han expedido normatividad relacionada con la obligación que tiene sus vigilados de adoptar sistemas de administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, en las cuales como requisito transversal se ha impuesto la obligación de contar con un funcionario denominado oficial de cumplimiento como responsable del manejo del buen funcionamiento de los planes y programas implementados para realizar una identificación, monitoreo, control y evaluación de riesgos, identificar señales de riesgo, reportes de información, adelantar la debida diligencia de las partes, incluidos clientes, empleados, socios, proveedores, y en general todos los intervinientes en procesos contractuales que suplen las necesidades de bienes y servicios. Ahora bien, puede destacarse de la normatividad internacional y nacional que el oficial de cumplimiento debe ser un funcionario que está encargado de la administración del sistema de gestión del riesgo, con independencia para reportar información a esta Unidad, evaluar y proponer ajustes del sistema en un informe a la Junta Directiva, encargado de identificar señales de alerta, capacitar a todos los funcionarios en las responsabilidades asignadas por el sistema ALA/CFT, documentar y gestionar la información del sistema, incluidas las actividades de debida diligencia, (verificación de 34 información financiera, comercial, revisión de la composición accionaria, penal, revisión de listas vinculantes, evaluación basada en riesgo de la contraparte) y la identificación del beneficiario final (contrapartes, proveedores, socios, trabajadores, clientes, contratistas y contratantes de bienes y servicios), etc. En consecuencia, las actividades del oficial de cumplimiento son de carácter permanente y deben recaer en un funcionario de la organización, teniendo en cuenta que no se circunscriben a la temporada deportiva, sino que hacen parte del giro ordinario de los negocios, lo que implica una actividad permanente en el tiempo y el cumplimiento de los lineamientos impartidos por la Junta Directiva o el responsable de la toma de decisiones.

38. ¿Qué requisitos debe cumplir el Oficial de Cumplimiento para acreditar los conocimientos en relación con las operaciones de la empresa y la administración de riesgos LA/FT?

Corresponde a cada sociedad de acuerdo con las características y condiciones propias del modelo de negocio y lo que incluye en su política de prevención de riesgo de LAFT, establecer el perfil y requisitos que el oficial de cumplimiento debe cumplir, considerando los conocimientos y capacidades del encargado al conferirle responsabilidades, como la de supervisar y verificar el cumplimiento del Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT/FPADM, entre otras.

39. ¿Cuáles son las funciones del oficial de cumplimiento designado por las empresas transportadoras de valores, las empresas de vigilancia y seguridad privada autorizadas en la modalidad de transporte de valores, las empresas blindadoras de vehículos y la empresas de servicio de arrendamiento de vehículos blindados?

Las funciones del oficial de cumplimiento y su suplente están contempladas en el numeral 2.4.3 de la circular externa No. 008 de 2011, que señala como mínimo las siguientes:

• a. Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para la prevención y detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
• b. Implementar y desarrollar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva la prevención y detección de estas conductas.
• c. Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad vigilada de la totalidad de los mecanismos e instrumentos específicos diseñados que conforman el SARLAFT.
• d. Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este campo, así como la información suministrada por los clientes de la entidad.
• e. Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación inusual, reviste el carácter de sospechosa;
• f. Reportar en forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), las operaciones sospechosas realizadas u operaciones intentadas y rechazadas que tengan características que les otorguen el carácter de sospechosas, en el momento en que sean detectadas, así como la ausencia de las mismas, de acuerdo con las instrucciones que para tal efecto se imparten en esta Circular.
• g. Informar a las directivas acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, que comprometan la responsabilidad de los funcionarios y de la entidad.
• h. Presentar trimestralmente a la junta directiva o a quien haga sus veces, informes detallados acerca del cumplimiento de las labores a su cargo, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

1. Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada;
2. Los resultados de la retroalimentación dada por esta Superintendencia o por la UlAF, sobre el cumplimiento de las normas de prevención de Lavado de Activos;
3. Uso de los documentos publicados por las autoridades de inspección, control o vigilancia, en especial esta Superintendencia o por la UlAF, en materia de prevención del Lavado de Activos;
4. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades, en particular respecto a la oportunidad y calidad de la información;
5. Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los
6. Clientes y el avance que se haya logrado sobre el tema en cada uno de los productos y servicios ofrecidos por la empresa supervisada o vigilada;
7. La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas;
8. Las tendencias que se observen en las operaciones reportadas como sospechosas y las medidas adoptadas para la administración del riesgo asociado a éstas.
9. Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad vigilada, así como, los resultados de las órdenes impartidas por la Junta Directiva o quien haga sus veces en este campo.
10. Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de protección.

i. Diseñar y coordinar los planes de capacitación necesarios, para que los diferentes funcionarios de la institución estén debidamente informados y actualizados en la gestión del riesgo de Lavado de Activos. El diseño y coordinación de los planes de capacitación sobre el tema de prevención y detección deberían ser al menos una vez al año

j. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

k. Colaborar con la instancia designada por la junta directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

I. Evaluar los informes presentados por la auditoria interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.

m. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

n. Elaborar y someter a la aprobación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.

Parágrafo 1°: El nombre del oficial de cumplimiento y del suplente, designados, deberán ser informados a esta Superintendencia dentro de los 30 días siguientes a su designación, anexándose copia del acta de junta directiva o del órgano equivalente en donde conste tal evento.

Una vez se informe a esta Superintendencia, debe remitirse a la UlAF el nombre, número de cédula de ciudadanía del oficial designado y del suplente y el correo electrónico de cada uno de estos. Esta información debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto.

Parágrafo 2°: En caso de ausencia absoluta del oficial de cumplimiento titular, éste será remplazado por el suplente quien no podrá ejercer el cargo por un término superior a 3 meses.

40. ¿Cuáles son las inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento?

A cada organización le corresponde regular el régimen de inhabilidades e incompatibilidades garantizando dentro de este, que el oficial de cumplimiento tenga la suficiente autonomía e imparcialidad para ejercer su función, de manera que no se convierta en juez y parte de sus propios actos. En este sentido, el oficial de cumplimiento debe ser el garante de la identificación, medición, análisis e implementación de controles de los riesgos asociados a LA/FT/FPADM al interior de cada organización.

41. ¿Cada empresa obligada debe tener su propio oficial de cumplimiento?

De acuerdo con la normatividad colombiana, cada sujeto obligado debe adoptar su propio sistema de autocontrol y gestión del Riesgo de LA/FT. Esto requiere la presencia de un oficial de cumplimiento, quien debe ser empleado de la respectiva empresa obligada. Lo anterior es aplicable sin importar si las empresas obligadas hacen parte o no de un grupo empresarial. Se precisa que el oficial de cumplimiento y su suplente se establecen para las empresas que aplican el sistema de gestión de riesgo SARLAFT.

42. ¿Existe alguna norma o disposición que indique cuál debe ser el número de oficiales de cumplimiento suplentes, es decir, que además del oficial de cumplimiento suplente, puede haber otro más o si de lo contrario, únicamente pueda nombrarse solo un suplente?

Entendiéndose la importancia del rol que cumple el Oficial de Cumplimiento en el curso de la implementación del proceso de prevención del riesgo de LAFT, la empresa obligada debe propender para que en cualquiera de los casos en el que exista ausencia de éste, haya una persona que lo pueda reemplazar en sus faltas temporales o absolutas con todas las calidades y cualidades que él mismo ostenta. Las empresas obligadas sí pueden, en aras de minimizar cualquier contingencia que se presente en el curso de sus actividades, nombrar un suplente o varios suplentes, siempre y cuando se respete la calidad del principal. Y con respecto al número de suplentes, es facultad de la empresa obligada, de acuerdo a sus necesidades, definir cuantos considere necesarios.

43. ¿Cuáles son los factores de riesgo del SARLAFT?

El SARLAFT define a los clientes, los productos, los canales de distribución y las jurisdicciones como las variables mínimas a ser contempladas en el análisis de riesgos, los cuales en conjunto conforman el concepto de “transacción” u “operación”, dependiendo del sector en el que se realice, en el entendido que una operación, en todos los casos, será realizada por un cliente o usuario, mediante un producto vigente o activo, a través de un canal de distribución dispuesto por la entidad y en una jurisdicción específica en la que tenga presencia la entidad.

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